Công nợ phải được theo dõi theo mã phòng, người ở và kỳ tính, không chỉ theo tên người hoặc tổng tiền của cả dãy. Một bảng tốt cho biết khoản nào phải thu, đã nhận bao nhiêu, còn bao nhiêu, đang chờ phân bổ hay đã được xác nhận. Tiền cọc không phải công nợ đã trả và không được trừ tự động.
Từ khoản phải thu đến số dư của từng kỳ
Mỗi dòng công nợ nên có mã khoản, mã phòng, người ở, kỳ tính, loại khoản, số phải thu, số đã nhận, số còn lại, hạn trả và trạng thái. Nếu một kỳ có tiền phòng, điện nước và nợ cũ, tách từng dòng hoặc có bảng chi tiết liên kết. Không ghi một dòng “A102 còn 1.360.000 đồng” mà không nói số đó gồm khoản nào.
- Chưa đến hạnĐiều kiện: Có khoản phải thu, chưa tới hạn · Việc tiếp theo: Theo dõi, không nhắc như nợ quá hạn
- Đến hạnĐiều kiện: Đã tới hạn, chưa đủ tiền · Việc tiếp theo: Gửi thông báo theo kỳ
- Đã nhận một phầnĐiều kiện: Có giao dịch nhưng số nhận thấp hơn phải thu · Việc tiếp theo: Phân bổ và giữ số dư
- Chờ phân bổĐiều kiện: Có tiền nhưng chưa rõ phòng hoặc kỳ · Việc tiếp theo: Hỏi người chuyển, chưa giảm nợ
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
| Trạng thái | Điều kiện | Việc tiếp theo |
|---|---|---|
| Chưa đến hạn | Có khoản phải thu, chưa tới hạn | Theo dõi, không nhắc như nợ quá hạn |
| Đến hạn | Đã tới hạn, chưa đủ tiền | Gửi thông báo theo kỳ |
| Đã nhận một phần | Có giao dịch nhưng số nhận thấp hơn phải thu | Phân bổ và giữ số dư |
| Chờ phân bổ | Có tiền nhưng chưa rõ phòng hoặc kỳ | Hỏi người chuyển, chưa giảm nợ |
| Đã đối soát | Khoản phải thu và thanh toán đã khớp | Khóa dòng hoặc lưu bản điều chỉnh |
| Có ý kiến khác nhau | Người ở không đồng ý một dòng | Giữ dữ liệu và tạm dừng kết luận |
Ví dụ tính công nợ theo phòng
Phòng A102 có Nguyễn An và Lê Bình, kỳ 01/08–31/08. Tiền phòng là 3.500.000 đồng, điện 420.000 đồng, nước 140.000 đồng và nợ cũ 300.000 đồng. Tổng phải thu là 4.360.000 đồng. Ngày 07/08 nhận 3.000.000 đồng, đã xác định đúng người trả và kỳ. Công nợ còn lại là 1.360.000 đồng. Cọc 4.000.000 đồng vẫn có trạng thái đang giữ, không làm số dư công nợ về 0.
Nếu Nguyễn An trả thay cả phòng, giao dịch phải ghi người chuyển là Nguyễn An nhưng phân bổ cho phòng A102 và kỳ 01/08–31/08. Khi nhóm tự chia lại với nhau, đó là giao dịch nội bộ khác, không làm thay đổi khoản chủ nhà đã đối soát.
Nhắc theo phần đã đối chiếu
Người thuê trả một phần và gửi chứng từ cho khoản còn lại. Trước gửi nhắc, xác định phần nào đã được phân bổ, phần nào còn kiểm.
Thông báo kỳ và số tương ứng, kèm cách đối chiếu. Không gửi bảng cả dãy; dữ liệu của phòng khác không giúp người này hiểu hóa đơn của mình.
Nhắc nợ bằng dữ liệu đủ dùng
Một thông báo công nợ nên có mã phòng, kỳ tính, các dòng phải thu, số đã nhận, số còn lại, hạn phản hồi và kênh gửi chứng từ. Không gửi cả bảng của dãy cho một người ở. Khi đã nhắc, ghi ngày gửi và trạng thái phản hồi để người khác không nhắc trùng.
Ngoại lệ khi tiền vào nhưng không có mã phòng
Ngày 08/08 có khoản chuyển 1.000.000 đồng từ tài khoản của một người ở nhưng không ghi nội dung. Có thể người đó trả cho A102, trả nợ cũ hoặc đặt cọc cho phòng khác. Để giao dịch ở trạng thái chờ phân bổ, hỏi lại và lưu xác nhận. Nếu cuối kỳ vẫn chưa rõ, không dùng khoản tiền đó để giảm công nợ của phòng có số dư gần nhất.
Một ngoại lệ khác là người ở chuyển phòng giữa kỳ. Chốt công nợ của phòng cũ đến ngày bàn giao, tạo kỳ hoặc mốc mới cho phòng mới, đồng thời liên kết cọc và biên bản chuyển phòng. Không cộng hai phòng vào một dòng.
Bước đối soát công nợ
Cuối kỳ, lọc từng trạng thái chờ và kiểm theo thứ tự: mã phòng, người ở, kỳ tính, khoản phải thu, giao dịch, số đã phân bổ, cọc đang giữ và trạng thái phòng. Sau đó so tổng giao dịch đã phân bổ với sổ ngân hàng hoặc tiền mặt. Mọi chênh lệch phải có mã điều chỉnh, người xử lý và lý do.
Quyết định vận hành
Được nhắc nợ khi khoản phải thu đã gắn đúng phòng, người ở và kỳ. Được chốt công nợ khi số tiền đã nhận có chứng từ và đã phân bổ. Nếu thiếu một trong hai điều kiện, giữ trạng thái chờ, không dùng tiền cọc hoặc một giao dịch chưa rõ để làm đẹp số dư.