Dữ liệu và bảo mật

Điều 1. Nguyên tắc tổ chức và phân tách dữ liệu an toàn

Dữ liệu vận hành trong Nhà cấp 4 được cấu trúc chặt chẽ và phân tách độc lập theo từng đơn vị quản lý, cơ sở nhà trọ và hồ sơ phòng cụ thể. Hệ thống kiểm tra quyền truy cập tại tầng ứng dụng nhằm ngăn việc đọc hoặc sửa dữ liệu ngoài tổ chức và cơ sở được giao. Các biện pháp này cần được kiểm thử và giám sát; không tạo cam kết loại bỏ mọi nguy cơ rò rỉ dữ liệu.

Trong giai đoạn kiểm thử và phát triển hiện tại, hệ thống được thiết kế để vận hành an toàn với các dữ liệu mô phỏng. Chưa mở nhận hợp đồng, ảnh chụp giấy tờ tùy thân (CCCD), sao kê tài khoản ngân hàng hoặc dữ liệu tài chính thực tế của cư dân thuê phòng khi chưa hoàn tất đầy đủ các điều kiện kiểm tra an toàn thông tin và rà soát pháp lý.

Nhà cấp 4 cam kết minh bạch về các tiêu chuẩn kỹ thuật đang áp dụng. Các nguyên tắc trong tài liệu này phản ánh đúng kiến trúc an toàn thông tin thực tế, không đưa ra các tuyên bố bảo mật tuyệt đối hay cam kết không có căn cứ kỹ thuật.

Điều 2. Quản lý phân quyền truy cập theo vai trò (RBAC)

Hệ thống triển khai mô hình kiểm soát truy cập dựa trên vai trò chi tiết đến từng thao tác: Chủ tài khoản (quản trị toàn diện cơ sở, nhân sự và tài chính), Quản lý cơ sở (theo dõi phòng ốc, ghi nhận chỉ số, chốt kỳ hóa đơn) và Nhân viên vận hành (ghi nhận thu tiền, ghi nhận sự vụ sửa chữa). Nhân sự chỉ được phân quyền tiếp cận phạm vi cơ sở dữ liệu được chỉ định cụ thể.

Mỗi nhân sự vận hành được định danh bằng một tài khoản độc lập, giúp hệ thống ghi nhận chính xác vết lịch sử đối với từng thao tác tạo lập, sửa đổi hoặc đối soát số liệu. Nghiêm cấm hành vi dùng chung tài khoản hoặc bàn giao thông tin đăng nhập giữa các ca trực mà không có sự phê duyệt của chủ tài khoản.

Quy trình cấp lại quyền quản trị hoặc thay đổi chủ sở hữu tài khoản đòi hỏi thủ tục xác minh danh tính đa tầng. Nhân viên hỗ trợ của Nhà cấp 4 tuyệt đối không bao giờ yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu, mã xác thực OTP hoặc thông tin bảo mật cá nhân.

Điều 3. Cổng thông tin người thuê (Resident) và phạm vi chia sẻ dữ liệu

Cổng thông tin người thuê (Resident) được thiết kế theo nguyên tắc tối thiểu hóa quyền riêng tư: cư dân chỉ được quyền xem thông tin hợp đồng của chính mình, các kỳ hóa đơn liên quan trực tiếp đến phòng thuê và các thông báo chung từ ban quản lý tòa nhà. Người ở cùng phòng không mặc nhiên được tiếp cận toàn bộ lịch sử công nợ hay thông tin cá nhân của người đại diện ký hợp đồng.

Các dữ liệu nội bộ như nhật ký quản lý tài sản, ghi chú nhân sự hay số liệu doanh thu của chủ nhà được cô lập hoàn toàn và không bao giờ hiển thị trên giao diện của người thuê. Việc chia sẻ thông tin công cộng (nội quy khu trọ, thông tin mạng Wi-Fi) được chủ nhà chủ động kiểm soát và chọn lọc cho từng phòng.

Liên kết mời cư dân tham gia cổng thông tin được mã hóa bằng mã truy cập sử dụng một lần và có thời hạn xác thực ngắn. Chủ nhà có toàn quyền thu hồi hoặc hủy bỏ liên kết truy cập ngay lập tức khi phát hiện gửi nhầm hoặc khi người thuê kết thúc hợp đồng.

Điều 4. Cơ chế xác thực, khóa truy cập (Passkey) và bảo vệ phiên làm việc

Nhà cấp 4 ứng dụng chuẩn xác thực hiện đại không cần mật khẩu FIDO2/WebAuthn (Passkey), cho phép người dùng đăng nhập an toàn bằng sinh trắc học hoặc mã khóa phần cứng trên chính thiết bị cá nhân (Touch ID, Face ID, Windows Hello). Khóa truy cập gắn với địa chỉ website và giúp giảm nguy cơ lừa đảo lấy thông tin đăng nhập. Người dùng vẫn cần bảo vệ thiết bị, phiên đăng nhập và mã khôi phục.

Hệ thống chỉ lưu trữ khóa công khai để xác thực chữ ký số hợp lệ từ thiết bị của người dùng; Nhà cấp 4 tuyệt đối không lưu trữ, không tiếp cận và không có khả năng sao chép dữ liệu vân tay, khuôn mặt hoặc mã khóa màn hình của người sử dụng.

Phiên làm việc trên trình duyệt được bảo vệ bằng cơ chế token an toàn với thời hạn hiệu lực được kiểm soát chặt chẽ. Người dùng cần chủ động thực hiện thao tác Đăng xuất khi rời khỏi thiết bị dùng chung để bảo vệ an toàn tài khoản.

Điều 5. Tính toàn vẹn của chứng từ và lịch sử giao dịch tài chính

Nhà cấp 4 áp dụng nguyên tắc kế toán bất biến đối với mọi giao dịch tài chính: hóa đơn tiền phòng sau khi đã duyệt phát hành và các khoản tiền thực nhận đã ghi sổ đều được khóa dữ liệu gốc và lưu trữ lịch sử theo chuỗi thời gian.

Khi phát sinh nhầm lẫn hoặc sai lệch về chỉ số, hệ thống không cho phép chỉnh sửa trực tiếp vào số tiền của hóa đơn cũ. Thay vào đó, người quản lý phải thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh công nợ minh bạch (bút toán điều chỉnh tăng/giảm hoặc hủy bỏ có kèm lý do nghiệp vụ và tham chiếu chứng từ gốc). Quy tắc này bảo đảm số liệu doanh thu luôn khớp đúng với thực tế và phục vụ công tác thanh tra, quyết toán chuẩn mực.

Tất cả các phép tính số học liên quan đến tiền tệ trong hệ thống đều được lưu trữ và tính toán dưới dạng số nguyên đồng Việt Nam (VND), loại trừ hoàn toàn nguy cơ sai số làm tròn số thực trong các bảng tính lớn.

Điều 6. Chuẩn hóa dữ liệu nguồn và nhập liệu từ Excel/CSV

Hệ thống cung cấp công cụ ánh xạ dữ liệu thông minh khi nhập bảng tính từ Excel hoặc CSV. Trước khi dữ liệu được ghi nhận chính thức vào cơ sở dữ liệu, phần mềm thực hiện bước kiểm tra tính hợp lệ nghiêm ngặt: phát hiện phòng trùng lặp, cảnh báo sai định dạng ngày tháng, kiểm tra đơn vị tính và hiển thị bảng xem trước để người quản lý rà soát.

Trong môi trường dùng thử, người dùng chỉ nhập các tập tệp mẫu giả lập. Khách hàng không tải lên bảng lương, danh sách CCCD hoặc sao kê ngân hàng thật của cư dân để thử nghiệm tính năng nhập liệu.

Khi phát hiện dòng dữ liệu bị lỗi, hệ thống sẽ chỉ rõ vị trí và nguyên nhân để người dùng sửa đổi trực tiếp trên tệp nguồn; không cho phép ép buộc vượt qua cảnh báo an toàn kỹ thuật.

Điều 7. Quyền trích xuất, xuất khẩu dữ liệu và lưu trữ độc lập

Nhà cấp 4 tôn trọng tuyệt đối quyền sở hữu dữ liệu của khách hàng: chủ tài khoản có thể chủ động kết xuất toàn bộ cơ sở dữ liệu (danh sách phòng, cư dân, hợp đồng, chỉ số đồng hồ, hóa đơn, sổ thu chi) ra định dạng tệp Excel hoặc CSV tiêu chuẩn vào bất kỳ thời điểm nào.

Quyền đọc và xuất dữ liệu đã lưu được giữ khi gói dịch vụ hết hạn hoặc bị hạ gói, theo phạm vi được phân quyền và chính sách xử lý dữ liệu. Khách hàng hoàn toàn không bị giữ dữ liệu làm điều kiện bắt buộc gia hạn.

Tệp dữ liệu sau khi xuất ra khỏi hệ thống chịu sự quản lý trực tiếp của người sử dụng. Khách hàng có trách nhiệm lưu trữ tệp tại các thư mục an toàn, tránh gửi toàn bộ cơ sở dữ liệu qua các nhóm chat công cộng hoặc các thiết bị chưa được mã hóa.

Điều 8. Quy trình sao lưu và phương án khôi phục thảm họa

Cơ sở dữ liệu trên Cloudflare có cơ chế lưu lịch sử để phục hồi về thời điểm trước đó trong giới hạn của gói hạ tầng. Cơ chế này khác với bản xuất dữ liệu độc lập. Nhà cấp 4 chưa xác nhận vận hành lịch sao lưu độc lập hằng ngày và chưa nhận hồ sơ khách thật trong giai đoạn hiện tại.

Công cụ tạo bản sao và đối chiếu phục hồi đã được kiểm tra với dữ liệu minh họa trong môi trường riêng. Trước khi tiếp nhận dữ liệu thật, cần hoàn tất lịch sao lưu, diễn tập phục hồi và đối chiếu cả tệp đính kèm; kết quả thử nghiệm không tự chứng minh khả năng phục hồi dữ liệu khách hàng trong vận hành thực tế.

Khi phát sinh tình huống khẩn cấp cần phục hồi dữ liệu do thao tác nhầm lẫn từ phía người dùng, quy trình phục hồi sẽ được tiến hành thận trọng dựa trên xác nhận bằng văn bản của chủ tài khoản, có đối soát kỹ lưỡng giữa mốc thời gian sao lưu và các nghiệp vụ phát sinh sau thời điểm đó.

Điều 9. Môi trường mạng, thiết bị và hạ tầng điện toán đám mây

Toàn bộ lưu lượng trao đổi giữa trình duyệt của người dùng và máy chủ Nhà cấp 4 đều bắt buộc sử dụng giao thức mã hóa HTTPS với chứng chỉ SSL/TLS chuẩn cao cấp, ngăn chặn hành vi nghe lén hoặc can thiệp dữ liệu trên đường truyền.

Hạ tầng máy chủ được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây phân tán toàn cầu của Cloudflare, hưởng lợi từ hệ thống tường lửa ứng dụng web và mạng lưới phòng chống tấn công từ chối dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu thế giới.

Dữ liệu được lưu trữ và xử lý an toàn theo cấu hình hạ tầng hiện đại, tuân thủ các cam kết về bảo mật thông tin và quyền riêng tư được quy định chi tiết tại Chính sách bảo mật và quyền riêng tư của Nhà cấp 4.

Điều 10. Tiếp nhận cảnh báo lỗ hổng và quy trình phản ứng sự cố

Nhà cấp 4 hoan nghênh và trân trọng sự đóng góp của cộng đồng an ninh mạng cũng như người dùng trong việc phát hiện các nguy cơ tiềm ẩn. Mọi thông tin phản ánh về lỗ hổng kỹ thuật hoặc dấu hiệu nghi vấn bất thường vui lòng gửi về hòm thư chuyên trách: nhacap4.support@gmail.com hoặc liên hệ hotline: 0942 149 926.

Khi tiếp nhận cảnh báo hoặc phát hiện sự cố an ninh thông tin, đội ngũ kỹ thuật của Nhà cấp 4 sẽ kích hoạt quy trình xử lý khẩn cấp: (i) Xác định phạm vi và ưu tiên cô lập phần bị ảnh hưởng ngay khi có đủ thông tin; (ii) Vá lỗi kỹ thuật và tăng cường giám sát; (iii) Đánh giá mức độ ảnh hưởng và lập biên bản sự cố; (iv) Thông báo minh bạch tới các khách hàng liên quan kèm khuyến nghị an toàn cần thiết.

Nhà cấp 4 cam kết không tiết lộ thông tin của người báo cáo và giải quyết sự cố trên tinh thần trách nhiệm cao nhất nhằm bảo vệ tài sản số của cộng đồng người dùng.

Liên hệ

Gọi 0942 149 926 hoặc email nhacap4.support@gmail.com để được hỗ trợ hoặc gửi yêu cầu về thông tin của bạn.

Nêu email tài khoản để Nhà cấp 4 xác minh người yêu cầu. Không gửi mật khẩu hoặc mã đăng nhập.