Đối soát thu tiền nhà trọ và xác định công nợ từng phòng

Đối soát là ghép từng khoản tiền thực nhận với đúng người, phòng và hóa đơn. Tên người chuyển hoặc nội dung ghi chú có thể không trùng người thuê, nên không tự đánh dấu đã thanh toán chỉ từ một thông báo ngân hàng.

Quy trình ghép giao dịch

1. Lấy sao kê hoặc xác nhận giao dịch từ tài khoản nhận tiền, ghi ngày, số tiền, người chuyển, nội dung và mã tham chiếu.
2. Tìm hóa đơn phù hợp theo phòng, kỳ và số phải thu. Nếu có nhiều khả năng, hỏi người thuê qua kênh riêng và giữ giao dịch ở trạng thái chờ.
3. Ghi khoản thực nhận và phân bổ vào hóa đơn. Nếu thanh toán nhiều lần, giữ từng giao dịch và số còn lại.
4. Gửi xác nhận sau khi ghép xong. Nếu nhận thiếu, nêu số đã nhận, số còn lại và kỳ liên quan.
5. Rà các giao dịch chưa ghép, hóa đơn chưa thanh toán và khoản đã nhận nhưng chưa phân bổ trước khi chốt kỳ.

Khuyến khích người thuê ghi mã phòng và kỳ trong nội dung chuyển khoản, nhưng không coi đây là cơ chế chống nhầm tuyệt đối. Không đăng ảnh sao kê hoặc thông tin tài khoản cá nhân lên nhóm chung. Nếu người chuyển là người khác, xác minh mục đích giao dịch mà không tự kết luận quan hệ giữa hai người.

Khi ghi nhận tiền mặt, lập xác nhận có ngày, số tiền, người nộp, người nhận và hóa đơn được thanh toán. Giữ quyền xem dữ liệu giao dịch cho người cần đối soát. Không dùng lời hứa về QR, tự động ghép hoặc thông báo tự động nếu chưa xác nhận tính năng đó đang hoạt động trong môi trường sử dụng.