Phiếu thu phải giúp người thuê và người thu đọc cùng một phép tính. Phần đầu cần có mã phiếu, mã phòng, người ở hoặc người nhận thông báo, kỳ tính, ngày lập, hạn trả và người lập. Bên dưới phải tách tiền phòng, điện nước, phí, công nợ cũ, giảm trừ và số đã nhận. Tiền cọc là một khoản theo dõi riêng, chỉ đưa vào phiếu khi có căn cứ và thỏa thuận cụ thể.
Cấu trúc phiếu gắn với phòng và kỳ
| Nhóm dòng | Trường cần có | Câu hỏi đối soát |
|---|---|---|
| Nhận diện | Mã phiếu, mã phòng, người ở, kỳ tính | Phiếu có đúng phòng và đúng người không? |
| Tiền phòng | Số ngày hoặc kỳ trọn, đơn giá, thành tiền | Có khớp điều khoản và ngày ở không? |
| Điện nước | Chỉ số đầu, chỉ số cuối, sản lượng, đơn giá hoặc cách chia | Có ảnh và ngày đọc không? |
| Khoản khác | Tên phí, kỳ áp dụng, đơn giá | Khoản này phát sinh theo căn cứ nào? |
| Công nợ | Kỳ cũ, số còn lại, trạng thái | Có bị gộp vào kỳ mới không? |
| Cọc | Số đang giữ, trạng thái, ghi chú liên quan | Có đang bị cấn trừ nhầm thành đã trả không? |
| Thanh toán | Số đã nhận, ngày nhận, mã giao dịch | Tiền đã phân bổ vào phiếu nào? |
| Trạng thái phòng | Đang ở, bàn giao, trống hoặc chờ chốt | Phiếu có phản ánh đúng mốc sử dụng không? |
Mỗi phiếu chỉ nên có một mã phòng và một kỳ chính. Nếu người ở nhận phòng giữa tháng, ghi số ngày và mốc bắt đầu thay vì sửa thành một kỳ trọn tháng.
- Nhận diệnTrường cần có: Mã phiếu, mã phòng, người ở, kỳ tính · Câu hỏi đối soát: Phiếu có đúng phòng và đúng người không?
- Tiền phòngTrường cần có: Số ngày hoặc kỳ trọn, đơn giá, thành tiền · Câu hỏi đối soát: Có khớp điều khoản và ngày ở không?
- Điện nướcTrường cần có: Chỉ số đầu, chỉ số cuối, sản lượng, đơn giá hoặc cách chia · Câu hỏi đối soát: Có ảnh và ngày đọc không?
- Khoản khácTrường cần có: Tên phí, kỳ áp dụng, đơn giá · Câu hỏi đối soát: Khoản này phát sinh theo căn cứ nào?
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Ví dụ một phiếu có thanh toán một phần
Phiếu A102-2026-08 của Nguyễn An cho kỳ 01/08–31/08 có tiền phòng 3.500.000 đồng, điện 420.000 đồng, nước 140.000 đồng và công nợ kỳ trước 300.000 đồng. Tổng phải thu là 4.360.000 đồng. Ngày 07/08 người ở chuyển 2.000.000 đồng. Phiếu phải giữ số đã nhận 2.000.000 đồng và số còn phải thu 2.360.000 đồng, không đổi trạng thái thành đã thu.
Khoản cọc 4.000.000 đồng của phòng A102 vẫn nằm ở sổ cọc, không tự đưa vào số đã nhận của phiếu. Nếu hai bên có quyết định dùng một phần cọc để thanh toán, tạo dòng điều chỉnh riêng, ghi mốc sự kiện và người xác nhận.
Phiếu thu và hóa đơn trả lời hai câu khác nhau
Một hóa đơn còn thiếu nhưng người thuê vừa giao một khoản tiền mặt. Phiếu cần xác nhận khoản lần này, còn phần thiếu tiếp tục theo hóa đơn.
Ghi tiền thực nhận, người nhận và tham chiếu. Khi phát hiện sai kỳ, giữ bản cũ cùng điều chỉnh; đừng xóa chứng từ chỉ để người xem thấy một số cuối dễ nhìn.
Ngoại lệ khi sai kỳ hoặc chưa rõ người chuyển
Nếu phiếu đã gửi ghi kỳ 01/08–31/08 nhưng thực tế thuộc 05/08–04/09, giữ phiếu cũ ở trạng thái cần điều chỉnh, lập phiếu mới và liên kết hai mã. Nếu có giao dịch 2.000.000 đồng không ghi mã phòng, để giao dịch ở trạng thái chờ phân bổ. Không gán vào phòng có số tiền gần nhất.
Khi người ở đổi phòng giữa kỳ, phiếu cũ chốt đến ngày bàn giao, phiếu mới bắt đầu từ ngày nhận. Công nợ, cọc và chỉ số phải tách theo mốc đó.
Bước gửi và đối soát
Trước khi gửi, người lập kiểm bảy điểm: mã phòng, người ở, kỳ tính, chỉ số, tổng dòng, số đã nhận và số còn lại. Cuối kỳ, người kiểm đối chiếu tổng các phiếu với danh sách khoản phải thu và ngân hàng hoặc sổ tiền mặt. Phiếu nào thiếu căn cứ, sai trạng thái hoặc chưa phân bổ giao dịch phải nằm trong danh sách chờ.
Quyết định vận hành
Chỉ gọi một phiếu là đã thu khi khoản phải thu, người trả, mã phòng, kỳ tính và số tiền đã được đối soát. Các khoản cọc, công nợ cũ và giao dịch chưa rõ phải giữ thành dòng riêng. Nếu phiếu không giải thích được số dư sau lần thanh toán cuối, chưa gửi bản chốt.