Chốt kỳ thu tiền cần giữ được mối liên hệ giữa hóa đơn, dữ liệu tính tiền và khoản đã nhận. Trước khi gửi, khóa các đầu vào theo kỳ; sau khi gửi, không sửa đè bản người thuê đã nhận nếu phát hiện sai. Dùng ngày chốt và hạn thanh toán ghi trong hợp đồng hoặc thỏa thuận của hai bên, không mặc định một lịch chung cho mọi phòng.
Trước khi lập hóa đơn
Chọn kỳ tính theo thỏa thuận, rồi rà từng phòng có thay đổi trong kỳ: ngày nhận hoặc trả phòng, đổi phòng, thay đổi đơn giá, khoản giảm trừ, sửa chữa và nợ kỳ trước. Với tiền phòng tính theo ngày, dùng công thức và quy ước số ngày đã thỏa thuận; không tự mặc định tháng nào cũng có 30 ngày.
- Tiền phòngCăn cứ cần thể hiện: Kỳ tính, mức giá và cách xử lý ngày lẻ theo thỏa thuận
- Điện, nướcCăn cứ cần thể hiện: Chỉ số đầu/cuối, lượng dùng, đơn giá và phép tính
- Dịch vụCăn cứ cần thể hiện: Tên khoản, mức thu, đơn vị và kỳ áp dụng
- Khoản điều chỉnhCăn cứ cần thể hiện: Lý do, chứng từ hoặc xác nhận liên quan
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Đối chiếu chỉ số đầu và cuối kỳ với đúng mã phòng, mã đồng hồ và ngày đọc. Nếu số tăng bất thường, xác minh lại ảnh hoặc số ghi trước khi tính tiền. Chỉ số bất thường là lý do để kiểm tra dữ liệu và thiết bị; riêng con số không đủ kết luận có rò rỉ hay khách sử dụng sai.
Lập bảng kê có thể kiểm lại
| Dòng hóa đơn | Căn cứ cần thể hiện |
|---|---|
| Tiền phòng | Kỳ tính, mức giá và cách xử lý ngày lẻ theo thỏa thuận |
| Điện, nước | Chỉ số đầu/cuối, lượng dùng, đơn giá và phép tính |
| Dịch vụ | Tên khoản, mức thu, đơn vị và kỳ áp dụng |
| Khoản điều chỉnh | Lý do, chứng từ hoặc xác nhận liên quan |
| Đã thanh toán và còn phải trả | Giao dịch đã nhận, khoản phân bổ và số dư |
Ví dụ minh họa: nếu công tơ tăng từ 1.250 lên 1.380 kWh, lượng dùng là 130 kWh. Tiền điện bằng lượng dùng nhân đơn giá hai bên áp dụng cho kỳ đó. Không dùng con số minh họa trong bài làm mức giá mặc định. Khi đơn giá thay đổi giữa kỳ, tách khoảng thời gian và căn cứ cho từng mức.
Gửi bảng kê qua kênh đã thống nhất và lưu bản đã gửi. Có thể đề nghị người thuê ghi mã phòng hoặc kỳ trong nội dung chuyển khoản, nhưng vẫn phải đối chiếu người gửi, số tiền và tham chiếu giao dịch; nội dung chuyển khoản không phải bằng chứng duy nhất. Xem thêm Quy trình ghi chỉ số điện nước và Đối soát thu tiền.
Khi nhận tiền hoặc phát hiện sai
Ghi từng khoản theo ngày nhận và số tiền thực nhận. Nếu người thuê trả nhiều lần, giữ từng giao dịch và phân bổ vào hóa đơn; không gộp thành một khoản khiến mất dấu ngày hoặc tham chiếu. Khi chưa xác định được giao dịch thuộc phòng nào, ghi ở trạng thái chờ đối soát và hỏi người chuyển qua kênh riêng.
Nếu hóa đơn đã gửi có sai sót, lưu bản cũ, xác minh dữ liệu, lập phần điều chỉnh nêu rõ chênh lệch và gửi lại cho người thuê. Phần đã thu cần được đối chiếu riêng để xác định còn phải thu, cần hoàn hay chờ thống nhất. Hạn thanh toán, cách xử lý trả chậm và các khoản phí phải theo hợp đồng, không tự đặt tiền phạt hay quy trình gây áp lực.
Mẫu thông báo có thể gồm mã phòng, kỳ tính, từng dòng tiền, căn cứ tính, số đã nhận, số còn phải trả và hạn theo thỏa thuận. Không đưa số tài khoản, tên khách hoặc dữ liệu giao dịch thật vào mẫu công khai.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn nháp khác gì hóa đơn đã phát hành?
Nháp còn được kiểm và sửa trước khi gửi. Bản đã phát hành là mốc đã thông báo; sai sót nên được xử lý bằng điều chỉnh có liên kết thay vì ghi đè.
Khách chuyển thiếu thì ghi thế nào?
Ghi đúng số tiền thực nhận, phân bổ phần đã nhận và để hóa đơn ở trạng thái còn thiếu. Không sửa tổng hóa đơn cho khớp số tiền chuyển.
Có nên khóa kỳ ngay khi gửi hóa đơn không?
Nên ngăn sửa trực tiếp dữ liệu đã phát hành, nhưng vẫn cần một luồng điều chỉnh minh bạch khi phát hiện sai hoặc hai bên thống nhất thay đổi.