Khi người thuê trả tiền thành nhiều lần trong một kỳ, hãy giữ nguyên tổng hóa đơn và ghi riêng từng khoản đã nhận. Cách này cho biết số tiền còn thiếu mà không làm mất lịch sử thanh toán.
Giữ nguyên hóa đơn, ghi từng khoản thu
Giả sử hóa đơn minh họa của phòng 201 là 3.500.000 đồng. Người thuê chuyển 2.000.000 đồng ngày 02 và 1.500.000 đồng ngày 15. Ghi hai lần nhận tiền thành hai dòng có ngày, số tiền, phương thức và mã giao dịch; tổng thu là 3.500.000 đồng, số còn phải thu bằng 0.
- P102, kỳ minh họaTổng hóa đơn: 3.600.000 đồng · Các khoản đã nhận: 2.000.000 đồng ngày 02; 1.600.000 đồng ngày 15 · Tổng đã thu: 3.600.000 đồng · Còn phải thu: 0 đồng · Trạng thái: Đã thu đủ
- P203, kỳ minh họaTổng hóa đơn: 4.200.000 đồng · Các khoản đã nhận: 2.500.000 đồng ngày 03 · Tổng đã thu: 2.500.000 đồng · Còn phải thu: 1.700.000 đồng · Trạng thái: Còn phải thu
- P301, kỳ minh họaTổng hóa đơn: 2.800.000 đồng · Các khoản đã nhận: 1.000.000 đồng ngày 05; 1.000.000 đồng ngày 12 · Tổng đã thu: 2.000.000 đồng · Còn phải thu: 800.000 đồng · Trạng thái: Còn phải thu
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Số còn phải thu = Tổng hóa đơn - Tổng khoản thu đã đối chiếu
Không sửa số tiền gốc trên hóa đơn thành số dư còn lại và không xóa hóa đơn sau khi thu đủ. Nếu cần điều chỉnh hóa đơn, lưu lý do và chứng từ điều chỉnh riêng.
| Kỳ và phòng | Tổng hóa đơn | Các khoản đã nhận | Tổng đã thu | Còn phải thu | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|
| P102, kỳ minh họa | 3.600.000 đồng | 2.000.000 đồng ngày 02; 1.600.000 đồng ngày 15 | 3.600.000 đồng | 0 đồng | Đã thu đủ |
| P203, kỳ minh họa | 4.200.000 đồng | 2.500.000 đồng ngày 03 | 2.500.000 đồng | 1.700.000 đồng | Còn phải thu |
| P301, kỳ minh họa | 2.800.000 đồng | 1.000.000 đồng ngày 05; 1.000.000 đồng ngày 12 | 2.000.000 đồng | 800.000 đồng | Còn phải thu |
Các số trên chỉ minh họa cách tính, không phải mức giá hoặc lịch thanh toán áp dụng chung.
Thống nhất lịch trả với người thuê
Nếu đồng ý nhận tiền nhiều đợt, ghi rõ tổng hóa đơn, số tiền và ngày dự kiến của từng lần, ngày cuối cùng cần đối chiếu, cách cập nhật khi trễ và người liên hệ. Lịch này cần phù hợp hợp đồng hoặc được hai bên xác nhận riêng. Không có tỷ lệ trả đợt đầu hay ngày chót chung cho mọi hợp đồng; đừng coi các mốc minh họa là quy tắc bắt buộc.
Khi một lần trả thiếu hoặc trễ, cập nhật số đã nhận và số còn lại, rồi trao đổi theo lịch đã thống nhất. Không gộp khoản thiếu vào kỳ sau nếu hai bên chưa xác nhận cách xử lý. Người thuê cũng nên giữ biên nhận hoặc mã giao dịch để đối chiếu.
Một bảng theo dõi hữu ích có mã phòng, kỳ hóa đơn, tổng phải thu, từng khoản thu kèm ngày và chứng từ, tổng đã thu, số còn lại, ngày hẹn tiếp theo và trạng thái. Cuối kỳ, kiểm phép tính và xác nhận khoản nào đã vào tài khoản trước khi đánh dấu hoàn tất.