Bảng kê tiền phòng giúp người thuê kiểm tra từng khoản trước khi thanh toán. Hãy ghi kỳ thu, căn cứ tính và số tiền của mỗi dòng; nếu còn khoản chưa xác định, để riêng trạng thái chờ. Bảng kê thu tiền không thay thế chứng từ thuế hoặc hóa đơn theo quy định áp dụng.
1. Các khoản cần thể hiện
Tùy thỏa thuận, bảng kê có thể gồm tiền thuê, điện, nước, phí dịch vụ, khoản điều chỉnh và số dư từ kỳ trước. Mỗi dòng cần có đơn vị tính và dữ liệu đầu vào để người nhận tự đối chiếu.
- Tiền thuêDữ liệu nên ghi: Kỳ thuê, giá theo hợp đồng; nếu tính lẻ ngày, nêu số ngày và công thức đã thỏa thuận
- ĐiệnDữ liệu nên ghi: Chỉ số đầu và cuối, kWh sử dụng, đơn giá, thành tiền
- NướcDữ liệu nên ghi: Chỉ số hoặc số người/cách tính theo thỏa thuận, đơn giá và thành tiền
- Dịch vụDữ liệu nên ghi: Tên khoản, đơn vị tính, kỳ áp dụng và mức thu đã thống nhất
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
| Khoản mục | Dữ liệu nên ghi |
|---|---|
| Tiền thuê | Kỳ thuê, giá theo hợp đồng; nếu tính lẻ ngày, nêu số ngày và công thức đã thỏa thuận |
| Điện | Chỉ số đầu và cuối, kWh sử dụng, đơn giá, thành tiền |
| Nước | Chỉ số hoặc số người/cách tính theo thỏa thuận, đơn giá và thành tiền |
| Dịch vụ | Tên khoản, đơn vị tính, kỳ áp dụng và mức thu đã thống nhất |
| Điều chỉnh | Lý do, số tiền, chứng từ hoặc thỏa thuận liên quan |
| Số dư kỳ trước | Khoản đã nhận hoặc còn thiếu, kỳ phát sinh và cách phân bổ |
| Tổng phải thanh toán | Tổng các khoản đã xác nhận, hạn theo thỏa thuận và kênh liên hệ |
Không đưa khoản sửa chữa, bồi thường hoặc khấu trừ tài sản vào bảng thu chỉ bằng một nhãn chung. Ghi riêng nội dung, căn cứ và tình trạng đối chiếu; nếu hai bên chưa thống nhất, không trình bày như khoản đã được xác nhận.
2. Tự kiểm phép tính trước khi gửi
Với điện theo công tơ riêng, tính sản lượng bằng chỉ số cuối trừ chỉ số đầu, rồi nhân với đơn giá áp dụng. Với khoản theo người hoặc xe, kiểm lại số lượng và thời điểm có hiệu lực. Cộng các dòng đã xác nhận, trừ khoản đã được đối chiếu và ghi rõ từng phép tính.
Ví dụ minh họa: chỉ số điện đầu kỳ là 1.350, cuối kỳ là 1.480, sản lượng là 130 kWh. Nếu đơn giá hai bên đang áp dụng là 3.500 đồng/kWh, thành tiền theo phép nhân là 455.000 đồng. Đây là số giả định để minh họa, không phải giá áp dụng chung.
Nếu có số dư hoặc khoản thu một phần, ghi riêng số đã nhận, kỳ được phân bổ và phần còn lại. Không gộp khoản tiền chưa xác định chủ thể vào tổng phải thanh toán của một phòng.