Lấy giá thuê nhân với số phòng chỉ cho ra doanh thu lý thuyết khi mọi phòng đều được thuê đủ kỳ. Để ước tính kết quả vận hành, hãy tính tiền thuê theo số ngày/phòng thực tế có thể thu, rồi đối chiếu chi phí của cùng kỳ như điện nước chủ nhà chịu, sửa chữa, vệ sinh và quản lý. Ghi riêng khoản đã đến hạn nhưng chưa thu để không nhầm kết quả vận hành với tiền mặt hiện có. Thuế, lãi vay và phần phân bổ vốn cần được xác định riêng theo mục đích tính toán và hồ sơ thực tế.
Từ số phòng đến doanh thu có thể thu
Bắt đầu bằng ngày phòng thay vì chỉ đếm số phòng. Một phòng có thể trống 10 ngày, đổi người giữa tháng hoặc được giữ chỗ nhưng chưa phát sinh tiền thuê. Doanh thu dự kiến nên tách số ngày có thể cho thuê, số ngày thực tế có người ở và số tiền đã thu.
- Doanh thuVí dụ: Tiền thuê đã ghi nhận, không tính cọc · Cách ghi: Mã phòng, kỳ, ngày thu
- Điều chỉnh tiền thuêVí dụ: Phòng trống theo ngày, giảm giá đã xác nhận · Cách ghi: Lý do, thời gian và căn cứ
- Khoản chưa thuVí dụ: Tiền thuê đến hạn nhưng chưa nhận · Cách ghi: Mã phòng, kỳ, hạn thanh toán
- Vận hànhVí dụ: Điện khu chung, nước dùng chung, vệ sinh · Cách ghi: Hóa đơn hoặc bảng phân bổ
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Công thức theo dõi vận hành có thể là: tiền thuê của kỳ theo hợp đồng và ngày ở, trừ chi phí vận hành cùng kỳ. Ghi tiền đã thu và khoản còn phải thu ở các cột riêng. Không cộng tiền cọc vào tiền thuê; theo dõi riêng số đang giữ và việc hoàn hoặc đối chiếu khi kết thúc thuê.
Nếu chủ nhà thuê một người quản lý, tiền công quản lý phải được ghi riêng với tiền thuê theo hợp đồng do người ký chịu trách nhiệm, tiền người ở thực tế đã nộp, chi phí sửa chữa và phí dịch vụ thu hộ. Ví dụ, người quản lý nhận tiền của phòng A-01 rồi chuyển lại cho chủ nhà thì sổ doanh thu cần ghi tiền thuê theo hợp đồng và một dòng riêng cho khoản quản lý hoặc phí chuyển tiền nếu có thỏa thuận. Lưu phiếu thu, giao dịch chuyển tiếp và ngày đối soát để không tính một khoản tiền hai lần.
Từ doanh thu đến chi phí vận hành
Chi phí nên chia thành cố định, biến đổi và bất thường. Cố định có thể gồm khoản trả nợ hoặc thuê đất theo hồ sơ của chủ nhà, không nên tự đưa vào nếu chưa có dữ liệu. Biến đổi có thể gồm điện nước khu chung, internet, vệ sinh và vật tư. Bất thường gồm sửa máy bơm, thay khóa, chống dột hoặc thiết bị hỏng.
| Nhóm | Ví dụ | Cách ghi |
|---|---|---|
| Doanh thu | Tiền thuê đã ghi nhận, không tính cọc | Mã phòng, kỳ, ngày thu |
| Điều chỉnh tiền thuê | Phòng trống theo ngày, giảm giá đã xác nhận | Lý do, thời gian và căn cứ |
| Khoản chưa thu | Tiền thuê đến hạn nhưng chưa nhận | Mã phòng, kỳ, hạn thanh toán |
| Vận hành | Điện khu chung, nước dùng chung, vệ sinh | Hóa đơn hoặc bảng phân bổ |
| Bảo trì | Sửa chữa, thay thiết bị, chống dột | Hạng mục, ngày, chi phí |
| Quản lý | Công sức của chủ hoặc người quản lý | Ghi riêng nếu muốn so sánh mô hình |
Tiền giữ hộ không phải kết quả kinh doanh
Số dư tài khoản tăng có thể có tiền cọc hoặc khoản trả trước. Người quản lý cần phân loại trước khi gọi phần chênh là lợi nhuận.
Giữ kỳ, bản chất khoản thu và chi phí liên quan trên bảng đối chiếu. Với khoản chưa đủ căn cứ, ghi điều cần xác minh; không dùng một tổng tiền vào trừ tiền ra để thay mọi chỉ tiêu.
Từ ví dụ giả định đến phép tính
Giả sử có 10 phòng, giá niêm yết 3.500.000 đồng một phòng và trong tháng có 8,5 phòng tương đương có người ở theo ngày. Doanh thu tiền phòng giả định là 29.750.000 đồng. Chi phí vận hành trong ví dụ gồm 3.000.000 đồng, sửa chữa 1.200.000 đồng và khoản quản lý quy đổi 2.000.000 đồng. Phần còn lại trước thuế và chi phí vốn là 23.550.000 đồng.
Đây chỉ là phép tính mẫu để thấy cách tách dữ liệu. Không thể dùng nó để dự báo một khu trọ cụ thể vì giá, tỷ lệ trống, chi phí và nghĩa vụ thuế khác nhau theo địa điểm, thời điểm và hồ sơ.
Kiểm tra kịch bản và dòng tiền
Lập ba kịch bản trên cùng một cách tính: kỳ bình thường, phòng trống hoặc thu chậm, và tháng có sửa chữa lớn. Mỗi lần chỉ thay các biến đã nêu để biết kết quả đổi vì đâu. Ví dụ, nếu 10 phòng giá 3.000.000 đồng và một phòng trống cả kỳ, doanh thu tiền phòng trước các khoản khác là 27.000.000 đồng. Đây là ví dụ số học, không phải dự báo.
| Kịch bản | Biến thay đổi | Câu hỏi |
|---|---|---|
| Thông thường | Dữ liệu của kỳ vận hành bình thường | Có đủ bù chi phí thường xuyên không? |
| Thận trọng | Phòng trống hoặc thu chậm | Còn khả năng thanh toán chi phí đến hạn không? |
| Sự cố | Sửa chữa lớn hoặc đóng phòng | Có cần hoãn khoản chi chưa cấp thiết không? |
Ghi nguồn số liệu, ngày lập và điều kiện cần tính lại. Lợi nhuận theo kỳ không đồng nghĩa với tiền đã có trong tài khoản. Cọc, công nợ, thanh toán nhiều lần và khoản chi trả trước làm hai số này khác nhau. Trước quyết định sửa chữa hoặc mở rộng, đối chiếu tiền phải thu, tiền đã nhận, chi phí đến hạn và khoản dự phòng.
Muốn tính lợi nhuận nhà trọ, hãy bắt đầu từ ngày phòng, tiền thực nhận và chi phí có chứng từ. Cọc không phải doanh thu, phòng giữ chỗ không phải phòng đã thu tiền và một tháng tốt không phải xu hướng. Công thức rõ giúp chủ nhà biết cần kiểm tra dữ liệu nào trước khi quyết định tăng giá, sửa chữa hoặc mở rộng.