Khi có từ hai dãy trọ trở lên, tổng doanh thu toàn bộ không cho biết cơ sở nào đang hiệu quả. Một dãy có thể doanh thu cao nhưng chi phí sửa chữa, phòng trống hoặc nợ quá hạn cũng cao. Cách tách tốt bắt đầu từ mã cơ sở, sau đó phân biệt chi phí trực tiếp, chi phí chung và khoản chưa đủ dữ liệu để phân bổ.
Từ mã cơ sở đến sổ giao dịch không lẫn
Mỗi phòng, hợp đồng, hóa đơn, khoản thu, phiếu việc và khoản chi cần có cơ sở liên quan. Nếu một hóa đơn điện phục vụ một dãy, gắn thẳng vào dãy đó. Nếu internet dùng chung hai dãy, ghi một giao dịch chung và quy tắc phân bổ. Không dùng tên người quản lý làm mã cơ sở vì người phụ trách có thể thay đổi.
- Tiền phòngGắn vào cơ sở: Có · Cách xử lý quản trị: Theo kỳ và phòng
- Dịch vụGắn vào cơ sở: Có hoặc chung · Cách xử lý quản trị: Theo đơn vị tính và thỏa thuận
- Điện nướcGắn vào cơ sở: Có hoặc chung · Cách xử lý quản trị: Theo chỉ số, hóa đơn và phân bổ
- Tiền cọcGắn vào cơ sở: Có · Cách xử lý quản trị: Theo trạng thái đang giữ, hoàn hoặc cấn trừ
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Một nguồn hướng dẫn kế toán nhà trọ khuyến nghị tách theo từng dãy, ghi doanh thu và chi phí trực tiếp, rồi phân bổ chi phí chung theo tỷ lệ số phòng hoặc doanh thu xem cách phân tích theo dãy. Tỷ lệ nào phù hợp cần được cơ sở chọn và dùng nhất quán qua các kỳ.
Từ doanh thu đến bản chất từng khoản
Doanh thu phòng, phí dịch vụ, thu hộ điện nước, tiền cọc và tiền giữ chỗ không nên ở cùng một cột. Tiền cọc có điều kiện hoàn hoặc cấn trừ. Thu hộ có thể chỉ đi qua tài khoản. Tiền thuê mới là dòng cần theo dõi như doanh thu cho thuê theo chính sách kế toán của mô hình.
| Khoản | Gắn vào cơ sở | Cách xử lý quản trị |
|---|---|---|
| Tiền phòng | Có | Theo kỳ và phòng |
| Dịch vụ | Có hoặc chung | Theo đơn vị tính và thỏa thuận |
| Điện nước | Có hoặc chung | Theo chỉ số, hóa đơn và phân bổ |
| Tiền cọc | Có | Theo trạng thái đang giữ, hoàn hoặc cấn trừ |
| Chi sửa chữa | Có | Theo tài sản, phiếu việc và chứng từ |
| Internet chung | Chung | Phân bổ theo quy tắc đã chọn |
Hoa hồng môi giới hoặc phí giới thiệu khách nên có mã hợp đồng, phòng, kênh, số tiền, ngày trả và điều kiện hoàn nếu hợp đồng không đi tiếp. Nếu một chiến dịch phục vụ nhiều cơ sở mà chưa nối được hợp đồng nào, giữ khoản ở nhóm chung hoặc nhóm chờ phân bổ. Không gắn toàn bộ phí vào cơ sở có doanh thu cao nhất chỉ để bảng so sánh đủ số.
Từ chi phí trực tiếp đến chi phí chung
Chi phí trực tiếp phát sinh vì một cơ sở hoặc một tài sản cụ thể. Chi phí chung phục vụ nhiều cơ sở. Khi phân bổ, ghi căn cứ, kỳ và số liệu mẫu. Có thể phân bổ internet theo số phòng có thể dùng, chi phí quản lý theo số phòng đang vận hành hoặc quảng cáo theo số khách thu được. Không có một tỷ lệ duy nhất đúng cho mọi cơ sở.
Nếu không đủ dữ liệu để phân bổ, giữ khoản ở nhóm chung và đánh dấu chưa phân bổ. Đừng chia đều chỉ để bảng lãi lỗ trông hoàn chỉnh. Một con số được gắn sai cơ sở nguy hiểm hơn một khoản chưa phân bổ nhưng được ghi rõ.
Từ khoản chung đến ví dụ phân bổ có thể lặp lại
Giả sử internet 1.000.000 đồng dùng cho cơ sở A có 20 phòng và cơ sở B có 10 phòng. Nếu chính sách chọn số phòng có thể sử dụng làm căn cứ, A nhận 20/30, tương đương 666.667 đồng sau khi làm tròn theo quy tắc đã đặt; B nhận 333.333 đồng. Đây là phương án quản trị minh họa, không phải nguyên tắc kế toán bắt buộc. Nếu một cơ sở dùng nhiều hơn đáng kể, chủ nhà có thể chọn căn cứ khác nhưng phải ghi và dùng nhất quán.
| Loại khoản | Cách phân bổ minh họa | Khi không nên tự chia |
|---|---|---|
| Internet chung | Theo số phòng có thể dùng | Một cơ sở không được sử dụng |
| Quảng cáo một dãy | Gắn trực tiếp cơ sở đó | Tin quảng cáo cho nhiều dãy nhưng không có mã |
| Người quản lý | Theo thời gian ghi nhận | Không có bảng thời gian hoặc phạm vi |
| Sửa thiết bị | Gắn phòng hoặc cơ sở trực tiếp | Chưa xác định nơi phát sinh |
Báo cáo so sánh nên để cả doanh thu phát sinh, tiền thực nhận, công nợ, chi phí trực tiếp, chi phí chung được phân bổ và khoản chưa phân bổ. Nếu cơ sở A doanh thu 64.000.000 đồng nhưng thu 58.000.000 đồng, còn cơ sở B doanh thu và tiền thu đều 52.000.000 đồng, câu hỏi không chỉ là A bán tốt hơn mà là A đang để bao nhiêu tiền ngoài dòng tiền thực.
Không dùng bảng quản trị này để kết luận lợi nhuận sau thuế. Hướng dẫn thuế cho hoạt động cho thuê bất động sản năm 2026 có thể phụ thuộc người cho thuê, doanh thu, kỳ khai và loại giao dịch; cần chuyển cho kế toán hoặc cơ quan thuế khi dùng cho nghĩa vụ kê khai.
Từ phòng trống đến công suất thu tiền
Tách phòng đang thuê, phòng sẵn sàng, phòng đang sửa, phòng chủ nhà giữ và phòng đã có hợp đồng nhưng chưa nhận tiền. Doanh thu dự kiến khác tiền đã thu. Nếu một cơ sở có tỷ lệ lấp đầy cao nhưng nợ kéo dài, cần nhìn thêm dòng tiền thực nhận.
Ví dụ cơ sở A có 20 phòng, doanh thu phòng 64.000.000 đồng, thu thực tế 58.000.000 đồng và chi trực tiếp 22.000.000 đồng. Cơ sở B có doanh thu 52.000.000 đồng, thu thực tế đủ 52.000.000 đồng và chi trực tiếp 12.000.000 đồng. Chỉ nhìn doanh thu, A có vẻ tốt hơn. Khi nhìn tiền đã thu và chi trực tiếp, câu hỏi quản trị lại nằm ở A.
Khoản thu, chi cần dẫn về đúng cơ sở và có căn cứ phân loại. Báo cáo quản lý theo địa điểm không mặc nhiên là báo cáo tài chính hoặc kết quả xác định nghĩa vụ thuế. Xem thêm quản lý nhiều cơ sở và bảng thu chi.
Từ kỳ tháng đến quy tắc khóa dữ liệu
Chọn ngày khóa sổ chung cho các cơ sở. Giao dịch sau ngày khóa đi vào kỳ sau, còn điều chỉnh kỳ cũ phải có lý do. Nếu chuyển phòng giữa hai cơ sở, đóng hợp đồng hoặc mốc cũ, mở mốc mới và giữ liên kết. Nếu đổi người quản lý, quyền truy cập thay đổi nhưng mã cơ sở và lịch sử giao dịch không đổi.