Phân bổ tiền điện khu vực chung theo căn cứ đối chiếu

Một khoản điện hành lang vài chục nghìn đồng có thể gây tranh cãi nhiều hơn cả tiền điện trong phòng nếu không ai biết nó được tính từ đâu. Chủ nhà nói khoản đó gồm máy bơm, camera và hao hụt. Người thuê lại nhớ rằng phí dịch vụ đã bao gồm điện chung. Cuối tháng, cùng một chi phí có nguy cơ xuất hiện ở cả đơn giá điện, phí quản lý và một dòng thu thêm.

Để đối chiếu, trước hết cần xác định điện đã đi vào những phần sử dụng nào, rồi xem chi phí được phân bổ theo căn cứ và thỏa thuận nào. Một phép chia đẹp không sửa được dữ liệu sai, và sự đồng ý về cách chia cũng không cho phép thu tiền điện trái quy định.

Điện chung phải gắn với thiết bị hoặc khu vực cụ thể

Đèn hành lang, máy bơm phục vụ bồn nước chung và hệ thống kiểm soát cửa có thể là những nhóm sử dụng cần xem xét. Nhưng chỉ nói điện chung vẫn quá rộng. Cần biết thiết bị nào phục vụ toàn dãy, thiết bị nào chỉ phục vụ một tầng và thiết bị nào thực tế phục vụ riêng gia đình chủ nhà.

Ví dụ, một máy bơm cấp nước cho cả nhà chủ và các phòng thuê không mặc nhiên là chi phí của riêng người thuê. Tương tự, điện của phòng trống đang sửa chữa cần được nhận diện, thay vì âm thầm cộng vào số điện hành lang. Mục tiêu là xác định đúng phạm vi sử dụng trước khi thảo luận ai chịu khoản tiền nào.

Nên tách tối thiểu bốn nhóm khi đối chiếu gồm điện trong phòng thuê, điện dùng chung đã nhận diện, điện riêng của chủ nhà và phần chênh lệch chưa giải thích được. Nhóm cuối cùng cần được giữ nguyên tên. Gọi phần này là hao hụt hoặc điện chung chỉ để dễ thu sẽ bỏ qua việc tìm nguyên nhân chênh lệch.

Không lấy hiệu số công tơ làm kết luận ngay

Công tơ tổng ghi nhận điện đi qua điểm đo của nó. Công tơ phụ ghi nhận điện qua từng nhánh tương ứng. Nếu lấy sản lượng tổng trừ tổng sản lượng phòng, phần còn lại có thể gồm thiết bị chưa được đo riêng, điện riêng của chủ, sai khác kỳ ghi số hoặc vấn đề cần kiểm tra trong hệ thống đo đếm và sử dụng điện. Chỉ một phép trừ chưa xác định được từng nguyên nhân.

Đặc biệt, các số liệu phải cùng khoảng thời gian. Hóa đơn điện lực chốt ngày 20 nhưng chủ nhà chốt công tơ phòng ngày cuối tháng sẽ tạo hai kỳ khác nhau. Lấy chúng trừ trực tiếp có thể làm xuất hiện chênh lệch lớn dù chưa biết có bất thường kỹ thuật hay không. Cần ghi rõ ngày đầu, ngày cuối và thời điểm đọc, không chỉ đặt tên chung là tiền điện tháng mười.

EVN đã giải thích việc lập hóa đơn dựa trên dữ liệu ghi chỉ số, đồng thời có hoạt động kiểm tra những trường hợp bất thường. Từ góc độ đối chiếu tại dãy trọ, điều cần giữ là có căn cứ cho chỉ số và kỳ đo; không suy rằng công tơ nào cũng luôn chính xác tuyệt đối hoặc một chênh lệch nhất định tự chứng minh có người dùng điện trái phép. [1]

Ghi chỉ số cùng kỳ bằng cách an toàn

Chủ nhà nên thống nhất lịch ghi công tơ phụ phù hợp để so sánh được với kỳ của công tơ tổng, hoặc có dữ liệu đủ để đối chiếu đúng khoảng ngày. Ảnh đọc số nên thể hiện số nhận diện công tơ và ngày chụp. Nếu công tơ đã thay trong kỳ, cần giữ chỉ số chốt của thiết bị cũ và chỉ số bắt đầu của thiết bị mới.

Người thuê chỉ nên quan sát phần hiển thị ở vị trí có thể tiếp cận an toàn. Không mở hộp điện, tháo niêm phong, chạm dây hoặc tự đấu nối để thử xem công tơ nào chạy. Nếu phải bổ sung thiết bị đo hay kiểm tra nhánh điện, chủ nhà cần làm việc với đơn vị điện lực hoặc người có chuyên môn theo phần việc thuộc trách nhiệm của họ.

Nếu xuất hiện mùi khét, tia lửa, dây hoặc thiết bị bất thường, ưu tiên tránh khu vực nguy hiểm và báo người có trách nhiệm xử lý. Đừng tiếp tục một cuộc kiểm tra tiền điện bằng cách cho nhiều thiết bị chạy thử hoặc tự đóng điện lại để tái tạo sự cố. Việc tìm nguyên nhân phải phù hợp với tình trạng an toàn thực tế.

Một ví dụ tách đủ bốn phần điện năng

Giả sử trong cùng một kỳ, công tơ tổng của dãy trọ ghi nhận 1.000 kWh. Tổng điện trong bốn phòng là 800 kWh. Nhánh thiết bị chung đã được đo và xác định là 120 kWh. Phần sử dụng riêng của chủ nhà là 50 kWh. Các số liệu được giả định là cùng kỳ và không trùng nhau.

Cộng ba phần đã xác định được 970 kWh. Phần còn lại là 30 kWh, tính bằng 1.000 trừ 800, trừ 120 và trừ 50. Đó là chênh lệch chưa giải thích, không phải bằng chứng rằng hệ thống chắc chắn hao hụt đúng 30 kWh. Muốn kết luận cần kiểm tra dữ liệu, phạm vi nhánh và tình trạng đo đếm phù hợp.

Nếu chỉ lấy 1.000 trừ 800 rồi gọi toàn bộ 200 kWh là điện chung, bảng thu sẽ lẫn cả 50 kWh riêng của chủ và 30 kWh chưa rõ nguyên nhân. Người thuê có thể bị phân bổ một khoản lớn hơn 120 kWh dùng chung đã xác định. Sai sót nằm ở cách phân loại, trước cả khi chọn chia đều hay chia theo đầu người.

Trong ví dụ này, chủ nhà chủ động giữ phần 30 kWh chưa rõ để kiểm tra, chưa đưa vào khoản thu của người thuê. Đây là cách xử lý được chọn cho tình huống minh họa, không phải kết luận pháp lý rằng mọi chênh lệch trong mọi dãy trọ đều do chủ nhà chịu vĩnh viễn.

Từ lượng điện sang một bảng chi phí có thể kiểm tra

Giả sử hóa đơn thực tế của công tơ tổng trong ví dụ là 3 triệu đồng, đã gồm thuế và chỉ liên quan đến điện của kỳ đang đối chiếu. Giả sử thêm rằng phạm vi này phù hợp để dùng một phép phân bổ chi phí bình quân nội bộ. Lấy 3 triệu chia 1.000 kWh được 3.000 đồng cho mỗi kWh trong phép phân bổ đó.

Con số 3.000 đồng ở đây không phải biểu giá nhà nước, không phải đơn giá được khuyến nghị để chủ trọ niêm yết và cũng không chứng nhận cách thu tiền đã hợp pháp. Đây chỉ là giả định giúp nhìn thấy từng phần chi phí nằm ở đâu. Khi áp dụng thực tế, vẫn phải kiểm tra biểu giá, định mức, mục đích dùng điện, quy định và thỏa thuận phù hợp.

Với giả định này, 800 kWh của phòng tương ứng 2,4 triệu đồng. Điện chung 120 kWh tương ứng 360.000 đồng. Điện riêng của chủ 50 kWh tương ứng 150.000 đồng. Chênh lệch chưa giải thích 30 kWh tương ứng 90.000 đồng. Bốn khoản cộng lại đúng 3 triệu đồng.

Điểm hữu ích của bảng là không có khoản nào biến mất hoặc xuất hiện hai lần. Nếu chủ nhà đã giữ phần chưa rõ để kiểm tra, số tiền đang thuộc phần chủ tự thanh toán trong ví dụ là 240.000 đồng, gồm 150.000 đồng sử dụng riêng và 90.000 đồng chờ làm rõ. Phần của các phòng cùng phần điện chung được xem xét là 2,76 triệu đồng.

So sánh hai cách chia cùng một khoản điện chung

Giả sử điện trong phòng A là 200 kWh, phòng B là 300 kWh, phòng C là 100 kWh và phòng D là 200 kWh. Theo phép phân bổ minh họa vừa nêu, bốn khoản riêng lần lượt là 600.000 đồng, 900.000 đồng, 300.000 đồng và 600.000 đồng. Tổng vẫn là 2,4 triệu đồng.

Nếu các bên có căn cứ phù hợp và thống nhất chia đều 360.000 đồng điện chung cho bốn phòng, mỗi phòng nhận 90.000 đồng. Tổng chi phí riêng và chung khi đó lần lượt là 690.000 đồng, 990.000 đồng, 390.000 đồng và 690.000 đồng. Cộng bốn phòng được 2,76 triệu đồng.

Nếu thay vào đó thỏa thuận hợp lệ chọn chia khoản chung theo số người, với phòng A một người, B hai người, C một người và D hai người, tổng là sáu người. Mỗi người tương ứng 60.000 đồng trong ví dụ. Phần chung của A, B, C, D lần lượt là 60.000 đồng, 120.000 đồng, 60.000 đồng và 120.000 đồng.

Theo phương án thứ hai, tổng riêng và chung của bốn phòng lần lượt thành 660.000 đồng, 1.020.000 đồng, 360.000 đồng và 720.000 đồng. Tổng toàn bộ vẫn là 2,76 triệu đồng. Phòng A và C giảm so với cách chia đều theo phòng, còn B và D tăng. Không có cách nào tự sinh thêm tiền cho dãy trọ chỉ vì thay mẫu số.

Hai phương án giúp các bên thấy tác động của lựa chọn. Chúng không chứng minh chia theo người luôn công bằng hơn, cũng không phải hai công thức pháp luật bắt buộc phải chọn. Thiết bị phục vụ ai, đặc điểm sử dụng, nội dung đã bao gồm trong tiền thuê và điều khoản đã thống nhất mới là những yếu tố cần được xem xét cùng nhau.

Thỏa thuận cách chia phải đi cùng giới hạn thu tiền

Tự do thỏa thuận không có nghĩa mọi mức thu đều hợp lệ. Điều 3 Bộ luật Dân sự đặt việc cam kết trong giới hạn không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội. Điều 401 và Điều 421 cũng đặt việc thực hiện, sửa đổi hợp đồng trong khuôn khổ cam kết hoặc căn cứ pháp luật, không chỉ một thông báo đơn phương của người thu tiền. [2]

Thông tư 60/2025/TT-BCT có nội dung về tổng tiền điện chủ nhà thu của người thuê không trực tiếp giao kết hợp đồng với bên bán điện. Nội dung nằm tại điểm c khoản 5 Điều 12, thuộc nhóm có mốc hiệu lực riêng tại khoản 1 Điều 21. Khi đọc, phải đi cùng điều khoản chuyển tiếp tại Điều 20, không mặc nhiên coi toàn bộ nhóm này áp dụng ngay từ ngày hiệu lực chung 2/12/2025. [3]

Vì vậy, khi cần kết luận việc thu của một kỳ cụ thể có đúng hay không, hãy xác định đúng quy định và biểu giá của kỳ đó với đơn vị bán điện hoặc cơ quan có thẩm quyền. Bảng phân bổ trong bài không thay cho bước này. Nó giúp kiểm tra tiền đi đâu, không biến một mức thu chưa có căn cứ thành mức thu được phép.

Tại họp báo ngày 14/5/2026, theo tường thuật của TTXVN, đại diện Sở Công Thương TP.HCM nhấn mạnh việc tách các chi phí vận hành như bơm nước, chiếu sáng hành lang và camera vào phí dịch vụ hoặc quản lý theo thỏa thuận, thay vì cộng dồn vào giá điện sinh hoạt để hưởng chênh lệch. Đây là hướng dẫn được phát biểu trong bối cảnh quản lý tại địa phương, cần đọc cùng văn bản áp dụng cho trường hợp thực tế. [4]

Đổi tên phần chênh lệch thành phí dịch vụ không tự làm khoản thu hợp pháp. Phải xác định dịch vụ gì, đã thỏa thuận thế nào và có thu trùng hay không. Nếu mức phí mới thực chất chỉ nhằm giữ lại phần nâng giá điện không có căn cứ, việc thay tên không giải quyết được vấn đề.

Kiểm tra xem điện chung đã nằm trong khoản nào

Trước khi đưa thêm một dòng điện chung vào thông báo thu, đọc lại hợp đồng và bảng phí. Nếu phí quản lý đã ghi bao gồm điện hành lang, việc tiếp tục thu đúng khoản điện hành lang đó một lần nữa cần được giải thích và xử lý. Không thể vừa dùng nó để chứng minh mức phí quản lý hợp lý, vừa coi nó là một khoản hoàn toàn mới khi thu tiền.

Có trường hợp tiền thuê đã bao gồm một số chi phí chung, có trường hợp phí dịch vụ bao gồm chúng, và có trường hợp các bên thỏa thuận đối chiếu theo chi phí thực tế. Cách quản lý phải theo nội dung áp dụng cho hợp đồng cụ thể. Khi muốn thay đổi, cần trao đổi rõ phần cũ, phần mới, thời điểm áp dụng và hình thức sửa đổi phù hợp. [2]

Chẳng hạn, nếu 360.000 đồng trong ví dụ đã nằm trong phí dịch vụ đang thu, bảng điện chỉ nên dùng con số đó để giải trình chi phí chung, không tự cộng thêm 360.000 đồng vào tổng phải nộp. Bảng giải trình chi phí và bảng yêu cầu thanh toán có thể dùng cùng dữ liệu nhưng khác mục đích. Đánh dấu rõ khoản đã bao gồm sẽ tránh nhầm lẫn.

Phòng trống và người ở không đủ tháng cần quy tắc trước

Một phòng trống không có người sử dụng riêng, nhưng đèn hành lang hoặc thiết bị phục vụ chung có thể vẫn hoạt động. Điều đó chưa trả lời ai chịu phần chi phí duy trì trong giai đoạn trống. Nếu thỏa thuận ban đầu chia theo số phòng, việc chủ nhà tự bỏ phòng trống khỏi mẫu số để các phòng còn lại trả nhiều hơn là một thay đổi cần được xem xét theo cam kết.

Với người vào hoặc ra giữa kỳ, có thể cần phân biệt phần chi phí duy trì cố định và phần liên quan mức sử dụng. Nếu các bên chọn phân bổ theo thời gian có mặt hoặc thời gian thuê, hãy định nghĩa rõ cách đếm ngày và phạm vi áp dụng. Không đổi giữa ngày ở thực tế, ngày có hợp đồng và ngày còn giữ chìa khóa tùy theo cách nào thu được nhiều hơn.

Một người đi công tác mười ngày không có nghĩa mọi thiết bị chung ngừng phục vụ quyền sử dụng phòng của họ. Ngược lại, cũng không nên bỏ qua một điều khoản đã cho phép giảm khoản biến đổi khi vắng dài ngày. Câu trả lời phải quay lại thỏa thuận và loại chi phí, thay vì áp một khẩu hiệu ai không ở thì không trả hoặc đã thuê thì trả hết.

Đừng dùng tỷ lệ hao hụt cố định để bỏ qua kiểm tra

Một dãy có chênh lệch 5% không chứng minh dãy khác cũng có quyền cộng 5%. Một bài viết cũ nhắc đến mức phần trăm nào đó cũng không đủ để áp cho mọi kỳ hiện tại. Cần biết nó nói về quy định nào, thời điểm nào, đối tượng nào và đã được sửa đổi hay chưa.

Trong ví dụ 1.000 kWh, chênh lệch chưa giải thích là 30 kWh, tương ứng 3% số điện tổng. Tỷ lệ 3% chỉ mô tả số liệu của kỳ giả định, không chứng nhận hệ thống an toàn, không xác định nguyên nhân và không phải ngưỡng pháp luật cho phép tự động thu thêm. Nếu kỳ sau khác hẳn, cần kiểm tra thay đổi thực tế thay vì giữ nguyên 3% như một khoản mặc định.

Chủ nhà nên xem lại số công tơ, ảnh chốt, thời gian đo, các thiết bị ngoài phòng và công việc sửa chữa phát sinh. Khi dữ liệu vẫn chưa giải thích được, đề nghị kiểm tra chuyên môn. EVN có quy trình quản lý và kiểm tra hệ thống đo đếm; người sử dụng nên liên hệ đúng đầu mối đối với công tơ thuộc phạm vi của điện lực, đồng thời làm rõ phần thiết bị nội bộ thuộc trách nhiệm quản lý của chủ nhà. [1]

Bảng đối chiếu cần phân biệt khoản tính và khoản đã thu

Một bảng cuối kỳ nên nối được hóa đơn tổng với các nhóm chi phí, rồi nối từng khoản được thu với người phải trả theo căn cứ tương ứng. Trong ví dụ, 2,76 triệu đồng là tổng phần đang được phân bổ cho các phòng theo giả định. Nó chưa chắc là số tiền chủ nhà đã nhận, vì có phòng có thể thanh toán sau hoặc đã trả trước một phần.

Nếu gọi cả số phải thu và số đã thu là tiền điện tháng này, rất dễ kết luận sai rằng đang thừa hoặc thiếu tiền. Hãy ghi riêng số được xác định, số đã nhận và số còn chờ đối chiếu. Tiền một phòng trả nợ kỳ trước cũng cần giữ đúng kỳ, tránh cộng vào tiền thu của kỳ hiện tại rồi so với hóa đơn mới.

Khoản tạm tính cần có cách quyết toán. Nếu trong kỳ chỉ có dữ liệu ước tính, nói rõ căn cứ và tình trạng đó trước khi đề nghị thanh toán theo thỏa thuận phù hợp. Khi có số thực tế, lập dòng điều chỉnh có giải thích. Không giữ khoản ước tính cao hơn chỉ vì tiền đã được thu, cũng không xóa bản tính cũ khiến người thuê không thể theo dõi thay đổi.

Trong ví dụ, 90.000 đồng tương ứng phần chưa rõ đang được chủ nhà giữ lại để kiểm tra. Nếu sau đó phát hiện ghi sai chỉ số, cần sửa dữ liệu gốc và tính lại theo kết quả. Nếu phát hiện một thiết bị dùng riêng, đưa về đúng nhóm. Không mặc định chia 90.000 đồng cho các phòng ngay khi hết tháng mà chưa làm rõ căn cứ.

Cách hỏi để giải quyết được một khoản đang vướng

Người thuê có thể đề nghị chủ nhà cho biết kỳ đọc công tơ, danh mục thiết bị chung, cách xác định khoản chi phí và phần đã nằm trong phí dịch vụ. Nên bắt đầu từ một kỳ và một khoản cụ thể. Ví dụ, hỏi khoản điện hành lang kỳ này có trùng với phần đã bao gồm trong phí quản lý của hợp đồng hay không.

Chủ nhà nên trả lời bằng bảng có thể đối chiếu, thay vì chỉ nói dãy nào cũng thu như vậy. Có thể cung cấp phần hóa đơn, chỉ số và công thức cần thiết mà không công khai dữ liệu riêng không liên quan của những người thuê khác. Nếu một số thông tin chưa rõ, ghi đúng phần còn chờ kiểm tra và thời điểm dự kiến phản hồi đã thống nhất.

Không quy kết một phòng lấy cắp điện chỉ vì phần tổng lớn hơn phần phòng. Không dùng cắt điện hay cản trở sinh hoạt để buộc người thuê chấp nhận một khoản đang tranh luận. Khi chưa thống nhất được căn cứ thu, giữ chứng từ và đề nghị đúng đơn vị hoặc cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn xử lý.

Giảm chi phí từ nguyên nhân đã xác định

Sau khi có dữ liệu, chủ nhà có thể nhận ra máy bơm hoạt động bất thường, thiết bị chạy lâu hơn dự kiến hoặc đèn bật ngoài thời gian cần thiết. Những dấu hiệu này giúp đặt câu hỏi để kiểm tra, chưa đủ để kết luận hỏng ở đâu. Sửa nguyên nhân thực tế thường có ích hơn việc đổi công thức chia cho người thuê.

Việc điều chỉnh lịch hoặc thiết bị phải giữ yêu cầu an toàn, chiếu sáng cần thiết và chức năng của hệ thống liên quan. Không tắt thiết bị báo cháy, làm tối lối thoát hoặc vô hiệu hóa chức năng an toàn chỉ để giảm một dòng chi phí. Các thay đổi về điện cần được người có chuyên môn đánh giá khi thuộc phần việc kỹ thuật.

Mỗi kỳ nên giữ cùng cấu trúc dữ liệu, phạm vi và nguyên tắc đã thống nhất để tiện đối chiếu. Khi xuất hiện thay đổi, giải thích nguyên nhân trước khi tính tiền. Người thuê có thể hiểu khoản mình trả, còn chủ nhà biết chính xác chi phí chung đang tăng ở đâu và khoản nào vẫn cần làm rõ.