Cuối tháng, bạn mở sao kê thấy tiền đã vào gần đủ, nhưng vẫn có phòng trả làm hai lần và một giao dịch không ghi nội dung. Muốn biết nên nhắc ai, bảng cần nối khoản nhận với đúng hóa đơn, thay vì chỉ có dấu đã trả cạnh tên phòng. Hãy giữ riêng số thực nhận, phần đã phân bổ và tiền đang chờ xác định; ba số này giúp kiểm được phần còn thiếu và tránh nhắc nhầm người đã trả.
Nếu người hỗ trợ tiếp nhận bảng, họ cần tìm được giao dịch nguồn và biết việc nào đang chờ. Hãy gắn mã hóa đơn, mã giao dịch và người phụ trách vào dòng liên quan. Khi người thuê gửi lại ảnh cũ hoặc nhờ người thân trả thay, những tham chiếu này giúp kiểm mà không tạo thêm khoản nhận hoặc đoán theo tên người gửi.
- A-101Kỳ: 08/2026 · Hạn thu: 05/08/2026 · Phải thu: 3.400.000 đ · Đã nhận: 3.000.000 đ · Kênh: Chuyển khoản · Mã giao dịch: GD-260805-A1 · Đã phân bổ: 3.000.000 đ · Còn phải thu: 400.000 đ · Dư chưa phân bổ: 0 đ · Trạng thái: Thiếu một phần · Người phụ trách: Lan · Việc tiếp theo: Xác nhận lịch trả 400.000 đ
- B-202Kỳ: 08/2026 · Hạn thu: 05/08/2026 · Phải thu: 3.600.000 đ · Đã nhận: 4.000.000 đ · Kênh: Chuyển khoản, người thân trả thay · Mã giao dịch: GD-260804-B2 · Đã phân bổ: 3.600.000 đ · Còn phải thu: 0 đ · Dư chưa phân bổ: 400.000 đ · Trạng thái: Dư, chờ xác nhận · Người phụ trách: Minh · Việc tiếp theo: Xác nhận cấn trừ hoặc hoàn 400.000 đ
- C-303Kỳ: 08/2026 · Hạn thu: 05/08/2026 · Phải thu: 3.200.000 đ · Đã nhận: 0 đ · Kênh: Sao kê có khoản chưa ghép · Mã giao dịch: GD-260805-X9, 3.200.000 đ · Đã phân bổ: 0 đ · Còn phải thu: 3.200.000 đ · Dư chưa phân bổ: 0 đ · Trạng thái: Chưa ghép · Người phụ trách: Lan · Việc tiếp theo: Hỏi người thuê và kiểm nội dung giao dịch
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Trong ví dụ dưới đây, phòng A-101 còn thiếu 400.000đ, B-202 trả dư 400.000đ, còn C-303 có một khoản chuyển chưa xác định được người gửi. Các số liệu đều giả định. Công thức chung là còn lại = phải thu - đã phân bổ; tiền dư cần được xác nhận cách xử lý, không tự coi là doanh thu thêm.
1. Bảng theo dõi lịch thu cần trả lời câu hỏi nào?
Lịch thu điều phối việc theo phòng và kỳ. Mỗi dòng nên là một khoản phải thu riêng để không trộn hạn thu với lịch sử thanh toán.
Mẫu cột:
| Mã phòng | Kỳ | Hạn thu | Phải thu | Đã nhận | Kênh | Mã giao dịch | Đã phân bổ | Còn phải thu | Dư chưa phân bổ | Trạng thái | Người phụ trách | Việc tiếp theo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A-101 | 08/2026 | 05/08/2026 | 3.400.000 đ | 3.000.000 đ | Chuyển khoản | GD-260805-A1 | 3.000.000 đ | 400.000 đ | 0 đ | Thiếu một phần | Lan | Xác nhận lịch trả 400.000 đ |
| B-202 | 08/2026 | 05/08/2026 | 3.600.000 đ | 4.000.000 đ | Chuyển khoản, người thân trả thay | GD-260804-B2 | 3.600.000 đ | 0 đ | 400.000 đ | Dư, chờ xác nhận | Minh | Xác nhận cấn trừ hoặc hoàn 400.000 đ |
| C-303 | 08/2026 | 05/08/2026 | 3.200.000 đ | 0 đ | Sao kê có khoản chưa ghép | GD-260805-X9, 3.200.000 đ | 0 đ | 3.200.000 đ | 0 đ | Chưa ghép | Lan | Hỏi người thuê và kiểm nội dung giao dịch |
Ở C-303, mã giao dịch có trong sao kê nhưng chưa được xác nhận thuộc phòng. Vì vậy, “Đã nhận” và “Đã phân bổ” vẫn là 0; khoản này phải nằm riêng trong sổ giao dịch chưa ghép.
2. Đọc số đã nhận, còn phải thu và tiền dư
Số đã nhận và số đã phân bổ mô tả hai việc khác nhau. Đã nhận là tiền vào đã được xác định liên quan đến dòng đang theo dõi. Đã phân bổ là phần đã gắn rõ vào khoản phải thu của phòng và kỳ đó. Trả dư hoặc trả trước phải có căn cứ xử lý.
Ví dụ A-101 phải thu 3.400.000 đồng, đã phân bổ 3.000.000 đồng:
Còn lại = 3.400.000 - 3.000.000 = 400.000 đồng.
Đây là khoản còn thiếu. Khi nhận thêm 400.000 đồng, người kiểm cập nhật giao dịch mới, nâng “đã phân bổ” lên 3.400.000 đồng và chỉ chuyển trạng thái sang đã đủ sau khi kiểm chứng.
Với B-202, người thân chuyển 4.000.000 đồng cho khoản phải thu 3.600.000 đồng. Hóa đơn đã được phân bổ 3.600.000 đồng nên còn phải thu bằng 0. Phần nhận dư 400.000 đồng nằm riêng ở cột chưa phân bổ. Nếu chưa có thỏa thuận, không tự ghi phần đó sang kỳ sau; giữ căn cứ khoản nhận và chờ xác nhận cấn trừ hoặc hoàn.
Với C-303, tiền trong sao kê chưa được ghép nên trạng thái là “chưa ghép”, không phải “đã thu đủ”. Hãy kiểm tên người chuyển, thời gian, nội dung, số tiền và trao đổi với người thuê trước khi phân bổ.
3. Vì sao tiền vào tài khoản chưa đủ để đánh dấu đã thu?
Một khoản tiền vào tài khoản có thể là tiền của phòng khác, kỳ trước, tiền trả thay, tiền cọc, tiền hoàn hoặc giao dịch không ghi nội dung. Người thuê cũng có thể trả một phần hoặc trả cùng lúc nhiều kỳ. Đánh dấu “đã thu” ngay sẽ làm báo cáo công nợ đẹp trên màn hình nhưng sai ở dữ liệu gốc.
Nguyên tắc an toàn là tách ba sự kiện:
- Tiền đã vào: có bằng chứng từ sao kê, phiếu thu hoặc kênh nhận tiền.
- Tiền đã nhận diện: biết người trả, phòng hoặc mục đích và kỳ liên quan.
- Tiền đã phân bổ: đã gắn vào đúng khoản phải thu, có căn cứ xác nhận.
Khoảng giữa các sự kiện này cần trạng thái chờ ghép hoặc chờ xác nhận. Khi thiếu dữ kiện, ghi người phụ trách và việc tiếp theo. Không sửa số phải thu để làm số dư bằng 0.
Quy trình cách thu tiền phòng trọ từ hóa đơn đến đối soát giao dịch có thể dùng làm khung cho các mốc phát hành hóa đơn, nhận tiền và nhắc phần còn thiếu. Khi gặp giao dịch thiếu mã hoặc sai kỳ, xem thêm quy trình đối soát chuyển khoản tiền phòng trọ để tách giao dịch đã nhận khỏi giao dịch đã ghép.
4. Phân biệt bốn loại bảng và phiếu thường bị trộn lẫn
| Tài liệu | Câu hỏi chính | Thông tin cần ghi | Không nên dùng để thay thế |
|---|---|---|---|
| Bảng lịch thu | Khi nào cần thu và ai làm việc gì? | Phòng, kỳ, hạn thu, người phụ trách, việc tiếp theo | Không thay sổ giao dịch hoặc phiếu thu |
| Phiếu thu | Đã nhận khoản tiền nào từ ai, lúc nào? | Số phiếu, người nộp, phòng, kỳ, số tiền, kênh, người nhận | Không tự kết luận các khoản khác đã được thanh toán |
| Bảng công nợ | Phòng còn nghĩa vụ bao nhiêu và nợ từ bao lâu? | Phải thu, đã phân bổ, còn lại, tuổi nợ, lý do chậm | Không thay sao kê ngân hàng |
| Bảng đối soát | Giao dịch trong sao kê ghép với khoản nào? | Mã giao dịch, ngày, số tiền, tài khoản, mã phòng, mã kỳ, kết quả ghép | Không thay hợp đồng hoặc thỏa thuận cấn trừ |
Lịch thu có thể liên kết đến mã phiếu và mã giao dịch nhưng không chứa toàn bộ sao kê. Phiếu thu ghi một lần nhận tiền; bảng công nợ theo dõi nghĩa vụ qua nhiều lần nhận. Cần theo dõi ngày quá hạn thì dùng mẫu báo cáo công nợ nhà trọ theo tuổi nợ; cần chọn trường chứng từ thì xem phiếu thu tiền trọ nên ghi gì.
5. Checklist chốt bảng sau mỗi kỳ thu
Trước khi chuyển dòng sang “đã đủ”, người phụ trách kiểm:
- Kỳ, hạn thu và tổng phải thu có đúng không; các khoản phòng, điện, nước có tách được khi cần không?
- Số đã nhận có căn cứ không; mã giao dịch có trùng, thiếu nội dung hoặc thuộc phòng khác không?
- Số đã phân bổ có đúng phòng và kỳ không; phần còn phải thu đã được tính bằng
phải thu - đã phân bổchưa? Tiền dư chưa phân bổ có được theo dõi riêng không? - Giao dịch trả thay, trả trước, trả nhiều kỳ hoặc chưa ghép có ghi chú, người phụ trách và việc tiếp theo chưa?
Cuối kỳ, lọc ba nhóm: còn thiếu, chờ xác nhận và giao dịch chưa ghép. Chỉ nhóm đã phân bổ đủ mới chuyển sang hoàn tất. Hai nhóm còn lại phải có người phụ trách và việc tiếp theo.