Xác định quyền vào phòng đang cho thuê

Bạn đi làm về, thấy ghế đã chuyển chỗ và cửa nhà vệ sinh vừa được sửa. Chủ nhà nói đã dùng chìa khóa phụ vào phòng vì nghĩ sửa giúp thì không cần hỏi. Công việc có thể cần thiết, nhưng cách vào phòng vẫn là chuyện phải làm rõ. Người thuê cần được bảo vệ chỗ ở; chủ nhà cũng cần có cách bảo trì tài sản mà không phải tranh cãi mỗi lần gọi thợ.

Với việc kiểm tra hoặc sửa chữa thông thường, quyền sở hữu nhà và việc giữ chìa khóa phụ không tạo ra quyền vào phòng bất cứ lúc nào. Cần xem phạm vi thuê, nội dung đã thống nhất và sự đồng ý của người thuê. Riêng bảo trì, cải tạo nhà ở có quy định về trường hợp khẩn cấp hoặc vì lý do bất khả kháng, nên không thể trả lời mọi tình huống bằng một câu tuyệt đối. [1] [2]

Phạm vi ở đây là giao dịch cá nhân cho thuê phòng để ở. Hợp đồng thuê nhà ở thương mại của doanh nghiệp, hợp tác xã có chức năng kinh doanh bất động sản thuộc phạm vi pháp luật chuyên ngành theo Điều 1 Luật Nhà ở. Các đoạn mẫu dưới đây là gợi ý thỏa thuận, không phải điều khoản bắt buộc cho mọi căn nhà. [2]

Có chìa khóa phụ không có nghĩa là được vào tùy ý

Khoản 2 Điều 22 Hiến pháp bảo vệ quyền bất khả xâm phạm về chỗ ở và không cho phép tự ý vào chỗ ở của người khác khi chưa được người đó đồng ý. Quyền này không chỉ dành cho người đứng tên sở hữu nhà. Điều 6 Luật Nhà ở cũng ghi nhận thuê là một hình thức để cá nhân có chỗ ở. [1] [2]

Trong quan hệ thuê, chủ nhà giao tài sản cho người thuê sử dụng trong thời hạn thỏa thuận. Điều 478 Bộ luật Dân sự đặt ra nghĩa vụ bảo đảm quyền sử dụng tài sản ổn định cho bên thuê. Vì vậy, lập luận nhà của tôi nên tôi muốn vào lúc nào cũng được không giải quyết được quyền của người đang thuê hợp pháp. [3]

Chìa khóa chỉ giúp mở được cửa về mặt kỹ thuật. Nó không tự trả lời ai được sử dụng, trong trường hợp nào, có cần người thuê có mặt hay không. Nếu chủ nhà giữ một bộ dự phòng để hỗ trợ sự cố, hai bên nên ghi mục đích đó riêng. Không nên để việc giữ chìa khóa bị hiểu thành sự đồng ý vô thời hạn cho mọi cuộc kiểm tra.

Xác định phần nào là phòng riêng và phần nào dùng chung

Một chủ nhà đi qua hành lang để kiểm tra đèn khác với việc mở cửa phòng ngủ của khách. Trước khi tranh luận về quyền vào nhà, hãy đối chiếu hợp đồng, sơ đồ hoặc biên bản bàn giao để xác định phần diện tích được giao sử dụng riêng. Cửa ra vào khu trọ và cửa phòng là hai vị trí khác nhau.

Điều này đặc biệt cần thiết ở nhà nguyên căn chia phòng, nơi chủ và khách dùng chung cầu thang, sân hoặc bếp. Nếu thuê một phòng riêng, quyền sử dụng khu bếp chung không làm cả căn nhà trở thành không gian riêng của một người. Ngược lại, việc bếp dùng chung cũng không khiến phòng ngủ trở thành khu vực chủ nhà có thể vào kiểm tra tự do.

Khi mô tả còn mơ hồ, nên bổ sung bằng tên khu vực dễ nhận biết, chẳng hạn phòng số 3 và nhà vệ sinh bên trong, còn hành lang tầng hai dùng chung. Ghi thêm lối tiếp cận đồng hồ hoặc van nước nếu phải đi qua phòng. Xác định được đường đi thực tế sẽ giúp tìm giải pháp bảo trì ít ảnh hưởng đến sinh hoạt hơn.

Thông báo trước và được đồng ý là hai việc cần phân biệt

Tin nhắn chủ nhà gửi lúc sáng rằng chiều nay sẽ vào phòng chưa chắc đã là một lịch hẹn được chấp thuận. Cần xem hợp đồng có cơ chế kiểm tra đã được hai bên đồng ý hay không, tin nhắn có đúng cơ chế đó và người thuê đã phản hồi thế nào. Không nên chỉ dựa vào dấu đã xem để suy ra người thuê chấp nhận mọi nội dung.

Điều 393 Bộ luật Dân sự quy định sự im lặng không được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc thói quen đã xác lập giữa các bên. Quy định này không thay thế việc đọc cơ chế vào phòng đã có, nhưng là lý do để tránh suy diễn rằng không trả lời luôn đồng nghĩa với đồng ý. [3]

Hai bên có thể thống nhất thời gian báo trước, cách xác nhận và cách đổi hẹn. Ví dụ báo trước 24 giờ là một lựa chọn trong thỏa thuận của họ, không phải thời hạn chung được các căn cứ trong bài này ấn định cho mọi lần chủ nhà vào phòng. Cũng không nên lấy một quy tắc thuê nhà ở nước ngoài rồi áp thẳng vào phòng trọ tại Việt Nam.

Sửa chữa cần sự phối hợp từ cả hai phía

Khoản 1 Điều 132 Luật Nhà ở cho phép bên cho thuê bảo trì, cải tạo khi có sự đồng ý của bên thuê, trừ trường hợp khẩn cấp hoặc vì lý do bất khả kháng. Cùng khoản này, người thuê có trách nhiệm để bên cho thuê thực hiện việc bảo trì, cải tạo. Khi sắp xếp việc sửa chữa, cả yêu cầu đồng ý và trách nhiệm phối hợp này đều cần được thực hiện đúng phạm vi. [2]

Chủ nhà không nên dùng nghĩa vụ phối hợp để bỏ qua việc hẹn giờ trong một công việc có thể sắp xếp. Người thuê cũng không nên từ chối mọi phương án sửa chữa rồi yêu cầu chủ nhà chịu trách nhiệm vì nhà không được bảo trì. Khi chưa tiện vào giờ đề xuất, hãy đưa ra khung giờ khác đủ sớm và phù hợp với tính chất hư hỏng.

Giả sử vòi rửa bị rò nhẹ và thợ có thể đến sáng hoặc chiều hôm sau. Người thuê đang làm ca đêm có thể đề nghị buổi chiều để được nghỉ và có mặt khi sửa. Nếu tình trạng chuyển thành sự cố nguy hiểm, cách xử lý phải thay đổi theo mức độ thực tế. Không thể giữ nguyên lịch hẹn như thể mức độ rủi ro chưa thay đổi.

Một lịch vào phòng nên nói rõ công việc sẽ làm

Lời hẹn cần trả lời được ai vào, vào làm gì, dự kiến lúc nào và người thuê có mặt hay không. Chỉ ghi kiểm tra phòng rất dễ dẫn đến hai cách hiểu. Chủ nhà nghĩ được xem toàn bộ đồ đạc, còn người thuê chỉ nghĩ thợ đến nhìn chỗ thấm dưới bồn rửa.

Một đoạn xác nhận minh họa có thể viết như sau. “Hai bên thống nhất chủ nhà cùng một thợ sửa nước đến phòng số 3 từ 9 giờ đến 11 giờ ngày 10 tháng 11 để kiểm tra và sửa đường thoát nước dưới bồn rửa trong nhà vệ sinh. Người thuê có mặt. Nếu thay đổi người thực hiện, thời gian hoặc phạm vi công việc, chủ nhà liên hệ lại trước khi triển khai phần thay đổi.”

Khoảng hai giờ trong ví dụ là thời gian dự kiến của cuộc hẹn, không phải quyền ở lại đủ hai giờ nếu công việc đã xong. Nếu cần mở rộng sửa sang khu bếp, nên giải thích phát hiện mới và xin thống nhất phần việc bổ sung. Việc người thuê đã cho vào nhà vệ sinh không tự tạo sự đồng ý để mở tủ quần áo hoặc kiểm tra đồ cá nhân.

Yêu cầu sửa một chỗ chưa phải cho phép vào mọi lúc

Người thuê gửi ảnh trần bị thấm là thông báo về hư hỏng. Tin nhắn ấy chưa giải quyết đầy đủ lịch vào phòng, cách bảo vệ đồ đạc hay việc có được dùng chìa khóa phụ khi khách vắng mặt. Chủ nhà nên phản hồi bằng một đề xuất cụ thể để hai bên thống nhất cách thực hiện.

Ngược lại, nếu người thuê đã xác nhận một cuộc hẹn hợp lý nhưng sau đó bận đột xuất, nên báo thay đổi ngay. Có thể đề nghị giờ khác hoặc nhờ một người được thống nhất đến hỗ trợ. Không nên để thợ đứng chờ rồi hai bên tranh luận xem ai được phép mở cửa, nhất là khi đồ đạc hoặc vật nuôi vẫn ở trong phòng.

Với công việc gây bụi, nước hoặc phải di chuyển đồ, phần chuẩn bị cũng nên nằm trong lịch hẹn. Người thuê tự cất vật dụng cá nhân khi có thể; chủ nhà và thợ thống nhất cách che chắn khu vực thi công. Việc hợp tác bảo vệ tài sản không đồng nghĩa người thuê nhận hết trách nhiệm cho mọi thiệt hại do quá trình sửa chữa gây ra.

Khi người thuê vắng mặt cần chốt cách mở và đóng phòng

Nếu người thuê đồng ý cho sửa lúc đi làm, hãy ghi riêng sự đồng ý này cùng phạm vi công việc. Không nên lấy lần cho phép trước làm căn cứ cho tất cả các lần sau. Một thợ đã từng đến sửa cũng không tự có quyền quay lại vào ngày khác khi không có người ở nhà.

Hai bên có thể thống nhất chủ nhà đi cùng thợ, chỉ mở đúng phòng và gửi xác nhận khi hoàn thành. Người thuê có thể nhờ người quen có mặt nếu phù hợp. Cần làm rõ người được nhờ chỉ giám sát công việc hay còn được đồng ý phát sinh chi phí, vì hai việc đó không giống nhau.

Sau khi sửa, bản ghi ngắn nên có thời gian ra vào, người tham gia, phần việc đã làm, phần chưa xong và tình trạng đóng cửa. Nếu dùng chìa khóa hoặc mã tạm, xử lý việc thu hồi theo thỏa thuận và hướng dẫn của thiết bị. Không gửi mã dùng lâu dài lên nhóm đông người chỉ để tiện cho một lần bảo trì.

Ảnh sửa chữa nên giới hạn ở chỗ cần chứng minh

Ảnh trước và sau sửa có ích khi cần xác nhận vị trí thấm hoặc chi tiết đã thay. Nhưng chụp lỗi ở bồn rửa không cần kèm toàn bộ giường ngủ, giấy tờ, màn hình máy tính và đồ dùng riêng. Chủ nhà nên báo mục đích chụp và dùng góc ảnh đủ cho công việc.

Điều 38 Bộ luật Dân sự bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đặt điều kiện đối với việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan, với những ngoại lệ do luật quy định. Các bên trong hợp đồng cũng có nghĩa vụ đối với thông tin riêng tư biết được trong quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng. [3]

Không nên đăng ảnh phòng đang có người ở để phê bình khách hoặc quảng cáo phòng trống khi trong ảnh còn lộ sinh hoạt riêng. Nếu cần gửi ảnh lỗi cho đơn vị sửa chữa, hãy giới hạn người nhận và nội dung phù hợp. Một sự đồng ý cho thợ xem chỗ hư không phải sự đồng ý công khai mọi hình ảnh trong căn phòng.

Dẫn khách mới xem phòng cũng cần lịch và phạm vi phù hợp

Gần cuối hợp đồng, chủ nhà có thể muốn giới thiệu phòng cho người thuê tiếp theo. Đây là mục đích khác với bảo trì. Nên kiểm tra thỏa thuận đang có và thống nhất lịch xem, số người, thời lượng dự kiến, việc chụp ảnh và người dẫn khách.

Một cách sắp xếp thực tế là gom các cuộc xem vào khung giờ hai bên đã chọn, thay vì đưa từng người lạ đến bất ngờ. Nếu phòng vẫn đang được sử dụng, không nên tự mở tủ, ngăn kéo hoặc cho khách ngồi thử lên đồ cá nhân. Khách đến xem cũng cần được hướng dẫn trước để không biến một cuộc giới thiệu phòng thành xâm phạm sinh hoạt của người đang ở.

Nếu người thuê chưa đồng ý với giờ chủ nhà đề xuất, hai bên cần tìm phương án khác. Việc khách mới chỉ rảnh hôm nay không tự trở thành tình huống khẩn cấp theo quy định về bảo trì, cải tạo. Mong muốn sớm có người thuê tiếp không làm mất đi quyền của người đang thuê trong thời hạn hợp đồng.

Tình huống khẩn cấp cần xử lý theo nguy cơ thực tế

Ngoại lệ tại khoản 1 Điều 132 không nên bị biến thành câu cho phép vào phòng vì bất cứ lý do gì chủ nhà thấy gấp. Cần phân biệt công việc thuận tiện cho lịch của thợ với nguy cơ cần xử lý ngay. Một lịch sơn tường đã lên từ tuần trước không giống dấu hiệu cháy hoặc sự cố đang đe dọa an toàn. [2]

Khi có cháy, cần báo động, tìm đường ra nơi an toàn và gọi 114 theo hướng dẫn PCCC. Không ở lại nơi nguy hiểm để tranh luận về quyền mở cửa, chờ chủ nhà trả lời hoặc cố ghi hình làm bằng chứng. Người không có chuyên môn không nên tự phá cửa, xông vào khu vực có khói hay sửa hệ thống điện để chứng minh mình đã xử lý sự cố. [4]

Sau khi tình trạng đã được kiểm soát, người quản lý nên ghi nhận dấu hiệu đã phát hiện, thời gian, người tham gia và việc xử lý thực tế để giải thích với người thuê. Việc xử lý nguy hiểm không phải lý do để kiểm tra các ngăn đồ không liên quan hoặc tiếp tục ở lại phòng vì mục đích khác. Tranh chấp về tính khẩn cấp cần dựa trên sự việc và chứng cứ cụ thể.

Phát hiện có người vào phòng nên ghi nhận sự việc trước

Nếu chỉ thấy đồ đạc khác vị trí, hãy kiểm tra với người cùng phòng và người đã được bạn nhờ đến trước khi kết luận. Khi có dữ liệu camera hoặc nhật ký khóa, giữ bản gốc và thời gian liên quan. Một đoạn ghi hình ngắn có thể cho thấy có người mở cửa, nhưng chưa chắc thể hiện đầy đủ thỏa thuận, lý do và diễn biến sau đó.

Có thể gửi một tin nhắn rõ việc. “Tôi thấy có người vào phòng lúc 10 giờ ngày 10 tháng 11 trong khi chưa xác nhận lịch sửa. Nhờ anh chị cho biết ai đã vào, lý do và phần việc đã thực hiện. Với những lần kiểm tra thông thường tiếp theo, đề nghị thống nhất lịch với tôi trước theo hợp đồng.” Nội dung này nêu điều cần làm rõ mà chưa gán tội danh cho người khác.

Nếu có đe dọa, bạo lực, dấu hiệu mất tài sản hoặc nguy cơ đối với an toàn, cần tìm nơi an toàn và liên hệ cơ quan Công an phù hợp. Không giữ người, chặn lối thoát hoặc đối đầu để buộc họ thừa nhận. Việc xác định vi phạm hành chính, hình sự hay trách nhiệm dân sự thuộc quá trình xem xét có căn cứ; không phải cứ có một lần vào phòng là tự động áp được một mức phạt hoặc tội danh.

Có thiệt hại phải tách chứng cứ và khoản yêu cầu

Khi việc sửa chữa hoặc vào phòng làm hỏng đồ, nên ghi hiện trạng, tài sản bị ảnh hưởng, thời điểm phát hiện, thông tin công việc và chi phí khắc phục. Điều 584, Điều 585 và Điều 589 Bộ luật Dân sự là những căn cứ cần xem khi xác định trách nhiệm và thiệt hại do tài sản bị xâm phạm. Không thể chỉ lấy giá mua mới của mọi đồ vật làm số tiền chắc chắn được bồi thường. [3]

Ví dụ giả định, sau một lần sửa không che chắn phù hợp, các bên đối chiếu và thống nhất chủ nhà thanh toán 250.000 đồng vệ sinh cùng 450.000 đồng sửa một vật dụng. Tổng khoản đã thống nhất là 700.000 đồng. Đây là kết quả thỏa thuận trong ví dụ, không phải mức bồi thường mặc định khi chủ nhà vào phòng.

Nếu 700.000 đồng đã được chuyển đủ, biên bản nên ghi khoản nào đã thanh toán. Không tiếp tục đòi lại đúng khoản đó dưới tên tiền vệ sinh khi trả phòng. Nếu còn một tài sản khác chưa xác định được nguyên nhân hoặc chi phí, ghi riêng phần đang xem xét, tránh ký câu đã giải quyết toàn bộ trong khi hai bên thực tế chưa thống nhất hết.

Kiểm tra điều kiện trước khi đổi khóa hoặc nghỉ thuê

Người thuê có thể đề nghị điều chỉnh việc giữ chìa khóa, đổi mã hoặc thay bộ khóa khi cần bảo vệ an toàn và riêng tư. Tuy nhiên, phải xem hợp đồng, quyền đối với thiết bị, cấu tạo cửa và yêu cầu thoát nạn. Không tự sửa hệ thống kiểm soát ra vào chung hoặc lắp thêm cách khóa khiến người ở trong không thể thoát khi có sự cố.

Nếu muốn nghỉ thuê vì sự việc lặp lại, cần kiểm tra căn cứ chấm dứt, thỏa thuận và nghĩa vụ thông báo áp dụng. Không nên mặc định một lần chủ nhà vào phòng làm mọi khoản tiền thuê ngừng phát sinh hoặc bảo đảm được hoàn toàn bộ cọc ngay. Có thể thương lượng chấm dứt và chốt tiền bằng văn bản, hoặc nhờ người có chuyên môn xem hồ sơ nếu không thống nhất. [2] [3]

Tương tự, chủ nhà không nên dùng việc khách chậm trả tiền để tự vào lấy đồ, thay khóa hoặc thu hồi phòng tức thì. Tranh chấp thanh toán và việc chấm dứt hợp đồng có căn cứ, điều kiện riêng. Quyền sở hữu tài sản, nghĩa vụ trả tiền và quyền về chỗ ở cần được giải quyết đúng phạm vi của từng vấn đề.

Chủ nhà có thể giảm tranh chấp bằng một quy trình ngắn

Ngay khi bàn giao, chủ nhà nên thống nhất đầu mối báo hỏng, cách hẹn bảo trì, việc giữ chìa khóa dự phòng và người liên hệ khi có sự cố. Khi phát sinh công việc, ghi đúng phòng, nội dung, giờ hẹn và trạng thái đã được xác nhận. Một danh sách công việc có người phụ trách sẽ hữu ích hơn lời nhắn chung rằng hôm nào rảnh tôi vào xem.

Với người quản lý nhiều phòng, cần phân biệt lịch đang đề xuất với lịch đã được người thuê đồng ý. Nhân viên mới hoặc thợ thuê ngoài không nên nhìn một dòng có ngày giờ rồi cho rằng được mở cửa. Sau khi hoàn thành, cập nhật phần đã sửa và việc đóng phòng, đồng thời hạn chế lưu những ảnh hoặc thông tin sinh hoạt không phục vụ công việc.

Trước mỗi lần vào phòng thông thường, kiểm lại khu vực được vào, người có mặt, công việc, thời gian và những thay đổi cần hỏi lại. Người thuê có thể dựa vào lịch đã chốt để sắp xếp người ở nhà và bảo vệ đồ đạc; chủ nhà có căn cứ giao việc cho thợ.