Chi phí vận hành nhà trọ không chỉ là tiền điện khu chung và tiền thuê người dọn. Một bảng ngân sách đủ dùng cần tách khoản cố định, khoản biến đổi theo số phòng, khoản bảo trì định kỳ, khoản sửa chữa đột xuất và chi phí quản lý hồ sơ. Các trang kiến thức về vận hành tòa nhà thường chia nhóm nhân sự, an ninh, vệ sinh, điện nước khu chung, bảo trì, an toàn và hành chính xem cấu trúc tham khảo. Nhà trọ nhỏ có thể dùng ít nhóm hơn nhưng không nên bỏ phần dự phòng.
Phân loại chi phí
Doanh thu tiền phòng không phải lợi nhuận. Một tháng có thể thu đủ tiền nhưng vẫn thiếu tiền sửa mái, thay bơm hoặc hoàn cọc. Hãy lập bảng theo dòng tiền phát sinh và kỳ thanh toán, sau đó nối từng khoản với cơ sở, phòng hoặc tài sản liên quan.
- Cố địnhVí dụ: Internet, phần mềm, phí ngân hàng · Cách theo dõi: Ghi hợp đồng và ngày thanh toán
- Theo quy môVí dụ: Vệ sinh, rác, điện nước khu chung · Cách theo dõi: Gắn cơ sở và kỳ
- Bảo trìVí dụ: Bơm, khóa, đèn, điều hòa, camera · Cách theo dõi: Gắn tài sản và lịch
- Sự cốVí dụ: Rò nước, chập điện, thay linh kiện · Cách theo dõi: Gắn phiếu việc và chứng từ
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
| Nhóm | Ví dụ | Cách theo dõi |
|---|---|---|
| Cố định | Internet, phần mềm, phí ngân hàng | Ghi hợp đồng và ngày thanh toán |
| Theo quy mô | Vệ sinh, rác, điện nước khu chung | Gắn cơ sở và kỳ |
| Bảo trì | Bơm, khóa, đèn, điều hòa, camera | Gắn tài sản và lịch |
| Sự cố | Rò nước, chập điện, thay linh kiện | Gắn phiếu việc và chứng từ |
| Hành chính | In ấn, đi lại, liên lạc, tư vấn | Ghi người duyệt và mục đích |
| Dự phòng | Khoản chưa biết thời điểm phát sinh | Chỉ dùng khi có lý do và phê duyệt |
Không đưa tiền cọc của người thuê vào doanh thu vận hành. Cọc là khoản có điều kiện hoàn hoặc cấn trừ. Tương tự, tiền thu hộ điện nước nên tách khỏi doanh thu dịch vụ nếu cách hạch toán của cơ sở yêu cầu như vậy.
Lập ngân sách tháng
Có thể bắt đầu bằng công thức nội bộ. Tổng chi phí tháng bằng chi phí cố định cộng chi phí theo quy mô cộng chi phí bảo trì đã phát sinh cộng phần dự phòng được duyệt. Không nên lấy một tỷ lệ phần trăm bất biến rồi áp cho mọi tháng nếu chưa có dữ liệu lịch sử.
Ví dụ giả định một cơ sở 20 phòng có internet 300.000 đồng, vệ sinh 2.000.000 đồng, điện nước khu chung 1.200.000 đồng, bảo trì định kỳ 1.000.000 đồng và dự phòng 1.500.000 đồng. Tổng ngân sách minh họa là 6.000.000 đồng. Nếu chỉ nhìn 20 phòng, bình quân là 300.000 đồng mỗi phòng, nhưng đó không phải mức phải thu riêng của từng phòng.
Dự phòng và sửa chữa lặp lại
Dự phòng nên dựa trên lịch sử hỏng hóc, tuổi tài sản và rủi ro của cơ sở. Máy bơm cũ, mái có dấu thấm hoặc nhiều thiết bị điều hòa cần lịch kiểm và ngân sách khác với dãy mới bàn giao. Tách chi phí thay mới khỏi chi phí bảo trì giúp người quản lý biết tháng nào đang chi cho việc giữ ổn định và tháng nào đang đầu tư thay đổi.
Một ngưỡng rà soát nội bộ có thể là cùng một tài sản phát sinh từ hai phiếu sửa trong 90 ngày, hoặc một lần hỏng làm phòng đóng quá thời gian dự kiến. Khi chạm ngưỡng, mở việc bảo trì nguyên nhân và xem lịch sử bảo hành, thời gian ngừng bán, chi phí lặp lại và phương án thay thế. Đây là ngưỡng minh họa của cơ sở, không phải chuẩn thị trường hay quy định kỹ thuật.
Khi có sự cố, ghi hiện trạng, mức độ, người duyệt, nhà cung cấp, chi phí ước tính, chi phí thực tế và nghiệm thu. Nếu chi vượt dự toán, nêu nguyên nhân. Không gộp nhiều phòng vào một dòng “sửa chữa tháng này” vì sau đó không biết tài sản nào tốn tiền và việc nào còn bảo hành.
Gắn chi phí với hồ sơ
Bảng chi phí cần dẫn về cơ sở, phòng, hạng mục, chứng từ và người xác nhận. Kết quả tổng hợp phục vụ quản lý vận hành; việc lập báo cáo kế toán và xác định nghĩa vụ thuế được đối chiếu theo hồ sơ, quy định áp dụng và chuyên môn phù hợp. Xem thêm bảng thu chi và lịch bảo trì.
Tìm nguyên nhân tăng chi
Khi chi phí tăng, không nên lập tức tăng giá phòng. Trước hết phân loại tăng do sử dụng, do tài sản hỏng, do hợp đồng nhà cung cấp hay do một khoản đã bị bỏ quên trong ngân sách. Sau đó so sánh với kỳ trước và ghi ảnh hưởng tới tỷ lệ phòng có khách. Nếu thay đổi khoản thu, quay về hợp đồng và thông báo phù hợp.
Một báo cáo tháng nên có doanh thu theo phòng, tiền đã thu, khoản còn chờ, chi phí theo nhóm, việc đang mở và tiền cọc đang giữ. Các chỉ tiêu này giúp xác định việc cần kiểm tiếp.