Tìm khách bắt đầu từ việc biết phòng nào thật sự có thể nhận, không phải từ việc đăng thêm tin. Hồ sơ tin nên có mã phòng, trạng thái phòng, ngày nhận, người dự kiến ở, chi phí kỳ đầu, tiền cọc và khoản còn phải chốt. Nếu phòng còn công nợ hoặc đang sửa, không ghi là sẵn sàng nhận.
Hồ sơ phòng trước khi đăng
| Trường | Nội dung cần ghi |
|---|---|
| Mã phòng | A203 hoặc mã nội bộ duy nhất |
| Trạng thái phòng | Trống, đang sửa, đang giữ, đang ở, bàn giao |
| Người ở hiện tại | Tên hoặc ký hiệu, ngày trả dự kiến nếu có |
| Kỳ tính gần nhất | Kỳ điện nước, tiền thuê và công nợ chưa chốt |
| Cọc | Mức cọc dự kiến, điều kiện và người xác nhận |
| Chi phí | Tiền phòng, điện nước, phí, tổng kỳ đầu dự kiến |
| Lịch xem | Người phụ trách, giờ hẹn, kết quả |
Một tin đăng chỉ được chuyển sang trạng thái đang nhận khách khi mã phòng đã kiểm, ảnh đúng hiện trạng và không có khoản hoặc sửa chữa làm thay đổi điều kiện đã nêu.
- Mã phòngNội dung cần ghi: A203 hoặc mã nội bộ duy nhất
- Trạng thái phòngNội dung cần ghi: Trống, đang sửa, đang giữ, đang ở, bàn giao
- Người ở hiện tạiNội dung cần ghi: Tên hoặc ký hiệu, ngày trả dự kiến nếu có
- Kỳ tính gần nhấtNội dung cần ghi: Kỳ điện nước, tiền thuê và công nợ chưa chốt
Các dòng được trích từ bảng trong bài. Mở mục để xem phạm vi áp dụng và phần giải thích.
Lọc cuộc gọi thành lịch xem
Khi có người hỏi, ghi ngày liên hệ, số người ở, ngày muốn vào, nhu cầu đặc biệt, mã phòng được giới thiệu và trạng thái. Không dùng số điện thoại làm mã hồ sơ duy nhất vì một người có thể hỏi nhiều phòng. Người phụ trách chỉ hẹn khi điều kiện cơ bản đã khớp.
Ví dụ ngày 17/08, phòng A203 trả trống, trạng thái đã kiểm hiện trạng, kỳ cũ còn 280.000 đồng tiền nước cần chốt. Tin phải ghi “chi phí nước kỳ cuối đang xác nhận”, không đưa phòng vào nhóm sẵn sàng nhận cho đến khi có số cuối. Một người quan tâm muốn vào ngày 20/08, hai người ở, cọc dự kiến 3.000.000 đồng. Lịch xem được tạo sau khi đã nói rõ các khoản này.
Khách đang chờ và phòng đang giữ là hai trạng thái
Hai người cùng muốn xem một căn. Lịch hẹn chưa tự cho cả hai quyền giữ phòng, còn việc giữ cần có điều kiện cùng người xác nhận.
Gửi thông tin đúng tình trạng, lưu điều đã hẹn. Nếu căn không còn phù hợp, trao đổi phương án khác theo nhu cầu thực; đừng sửa hồ sơ cũ như thể khách luôn hỏi căn mới.
Ngoại lệ khi có người giữ phòng hoặc tin trùng
Nếu hai người cùng muốn giữ A203, chỉ một người có thể ở trạng thái đang giữ theo mã phòng, kèm thời hạn giữ và người xác nhận. Hồ sơ còn lại chuyển sang chờ hoặc giới thiệu phòng khác. Nếu tin trên một kênh chưa cập nhật, người phụ trách phải khóa hoặc sửa tin trước khi hẹn thêm.
Nếu người hỏi đổi từ A203 sang A204, tạo mốc đổi phòng, giữ lịch sử trao đổi và kiểm lại trạng thái, cọc và kỳ tính của phòng mới. Không sửa tên phòng trong hồ sơ cũ.
Bước đối soát nguồn khách và phòng
Cuối mỗi ngày, đối chiếu danh sách lịch xem với trạng thái phòng: phòng nào đã hẹn, đã xem, đang giữ, đã ký hoặc không tiếp tục. Với phòng đã có người, kiểm cọc và công nợ kỳ đầu đã được ghi đúng trước khi chuyển sang đang ở. Một lịch xem không có mã phòng hoặc người phụ trách là bản ghi chưa hoàn tất.
Quyết định vận hành
Chỉ đăng và hẹn xem khi phòng có mã, trạng thái, kỳ tính và chi phí kỳ đầu đã kiểm. Chỉ chuyển sang đã giữ hoặc đã thuê sau khi có xác nhận về người ở, cọc, công nợ và mốc bàn giao. Nếu còn thông tin ảnh hưởng đến số tiền hoặc ngày nhận, giữ phòng ở trạng thái chờ xác nhận.